Οι υπηρεσίες του Δημοσίου Τομέα σήμερα αντιμετωπίζουν το διπλό πρόβλημα της μείωσης προσωπικού και της αύξησης των απαιτήσεων των πολιτών από αυτές.

Μία βασική αρχή για την βελτίωση οποιουδήποτε συστήματος, είναι να έχεις μετρήσιμα δεδομένα στα οποία να μπορείς να στηριχτείς.

Παγκοσμίως, υπάρχει ένα σύστημα το οποίο μπορεί να σου αποδώσει μετρήσιμα δεδομένα και ετήσια αξιολόγηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, χωρίς να χρειαστεί κανενός είδους επέμβαση από τη Διοίκηση κάθε οργανισμού. Αυτό είναι ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) κατά το πρότυπο ISO 9001. Το ΣΔΠ εγκαθιστά ένα σύστημα μέτρησης απόδοσης και ετήσιους ελέγχους από εξωτερικούς, ανεξάρτητους φορείς για την καλή λειτουργία του συστήματος.

Το κύριο αρνητικό σημείο του θέματος είναι ότι αυτού του είδους τα συστήματα βασίζονται σε έγγραφα και αρχεία, δηλαδή είναι ιδιαίτερα γραφειοκρατικά. Υπάρχουν φυσικά αυτοματοποιημένα συστήματα από εταιρείες του εξωτερικού, που απευθύνονται σε μεγάλους οργανισμούς και είναι αρκετά κοστοβόρα. Από την άλλη, στην εταιρεία μας έχουμε αναπτύξει ένα εταιρικό intranet ειδικά σχεδιασμένο τόσο για ISO 9000 όσο και για καθημερινές εργασίες (διαχείριση υποθέσεων, διεκπεραίωση εργασιών, πρωτόκολλο, υπενθυμίσεις κλπ), το οποίο είναι:

– Δοκιμασμένο στην πράξη σε ελληνικές επιχειρήσεις
– Ικανό να ανταποκριθεί σε μεγάλο όγκο εργασιών (συστήματα άνω των 100.000 εγγραφών λειτουργούν κανονικά)
– Εύκολα παραμετροποιήσιμο
– Αξιόπιστο (λειτουργία 24/7)
– Δεν απαιτεί εγκατάσταση (web εφαρμογή)
– Χαμηλού κόστος, άνευ αδειοδότησης (βασισμένο σε ανοικτό λογισμικό)

Με τον τρόπο αυτό:
1. Οργανισμοί του Δημοσίου μπορούν να αυτοματοποιήσουν την καθημερινή λειτουργία τους κερδίζοντας σε ταχύτητα εξυπηρέτησης
2. Οι οργανισμοί θα επιτηρούνται για την καλή λειτουργία τους όχι από το Δημόσιο, αλλά από παγκόσμιους, ανεξάρτητους φορείς (μικρός φόρτος εργασίας)
3. Η όλη οργάνωση θα γίνει μέσω συνήθους διαδικασίας για διαγωνισμούς για πιστοποίηση διαχείρισης ποιότητας (εσωτερικά από κάθε οργανισμό)
4. Θα δωθεί εργασία σε ελληνικές επιχειρήσεις, καθώς δεν θα πληρώνονται χρήματα σε ξένες επιχειρήσεις για ακριβές άδειες λογισμικού

Ενδεικτικά, σε πελάτη της εταιρείας μας στο χώρο των ΚΤΕΟ του οποίου η λειτουργία διέπεται από άνω των 300 διατάξεων και νόμων (πχ μέθοδοι για μέτρηση απόδοσης κινητήρων οχημάτων, ειδικές διατάξεις, δίκυκλα κλπ), κάθε μήνα χρειαζότανε μία εβδομάδα εργασίας ενός ατόμου αποκλειστικά για εργασίες αρχειοθέτησης και ενημέρωσης. Με το σύστημα μας, ο χρόνος περιορίστηκε σε λιγότερο από δύο ημέρες, μια βελτίωση άνω του 150%

Επίσης, το σύστημα μας μπορεί να συνδυαστεί και με περισσότερα συστήματα διαχείρισης. Ενδεικτικά αναφέρω:
ISO 27001: Διαχείριση Ασφάλειας Πληροφοριών (πχ προσωπικά δεδομένα)
ISO 14000: Περιβαλλοντική διαχείριση

Μπορείτε να δείτε την σχετική σελίδα για το σύστημα στην ιστοσελίδα μας:
http://www.ergoq.gr/?q=node/56