Ψηφιοποίηση φυσικών αρχείων εγγράφων είναι η φωτογράφηση(οποιαδήποτε μορφή σελίδας ή εντύπου, σε οποιαδήποτε κατάσταση) κάθε εγγράφου του αρχείου και η αποθήκευσή του σε ψηφιακή μορφή. Κάθε φωτογραφία συνοδεύεται με πληροφορίες που αφορούν και περιγράφουν την κάθε σελίδα. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται ενα ψηφιακό αρχείο με φανταστικές δυνατότητες αναζήτησης, διαχείρισης (ελεγχόμενη πρόσβαση στο αρχείο απο άλλες υπηρεσίες, πολίτες, κ.α.). Δυνατότητα συνέχισης του αρχείου με νέα έγγραφα (ακόμη και ενημέρωση μέσω του web) στην ηλεκτρονική μορφή. Η ψηφιακή μορφή πλέον έχει διασφαλίσει το αρχείο απο οποιαδήποτε φυσική ζημιά που μπορεί να γίνει (Φωτιά, φθορά απο υγρασία-νερό, φθορά απο το χρόνο, κ.α.). Η παραπάνω εργασία ήδη λειτουργεί τώρα στα: ΤΠΔΥ, ΤΕΑΥΕΤ, ΤΕΑΠΟΖΟ.