Παρούσα κατάσταση:
Παρόλο που το έργο της κτηματογράφησης είναι σε εξέλιξη, μεγάλο μέρος των συναλλαγών (στα μεγάλα αστικά κέντρα) γίνεται στα υποθηκοφυλακεία της χώρας. Στα περισσότερα υποθηκοφυλακεία δεν υπάρχει μηχανογράφηση ή υπάρχει περιορισμένη (μόνο στα τμήματα της διαχείρησης/ταμεία) και οι καταχωρίσεις καθώς και η έκδοση των πιστοποιητικών γίνονται χειρόγραφα. Η κατάσταση σε πολλά υποθηκοφυλακεία είναι τραγική κάτι που παρουσιάστηκε και σε σχετικό έγγραφο του συνηγόρου του πολίτη (Πόρισμα συνηγόρου του Πολίτη Φεβρουαρίου 2007). Το αρχείο στις περισσότερες περιπτώσεις είναι φθαρμένο και λείπει ή έχει καταστραφεί μέρος του (είναι προφανές ότι δεν υπάρχουν αρχεία ασφαλείας). Η έκδοση των πιστοποιητικών αργεί από εβδομάδες μέχρι και μήνες και συχνά η έρευνα καθίσταται προβληματική ή αδύνατη. Αποτέλεσμα όλης αυτής της κατάστασης είναι η ταλαιπωρία για τους πολίτες και η αδυναμία εντοπισμού της περιουσιακής κατάστασης και των βαρών φυσικών και νομικών προσώπων. Πέρα από αυτό η όλη κατάσταση καθυστερεί και τον εντοπισμό της περιουσίας οφειλετών του δημοσίου με συνέπεια την αδυναμία είσπραξης εσόδων για το κράτος.

Προτάσεις:
Προτείνεται η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής πύλης κατάθεσης των αιτήσεων για λήψη πιστοποιητικών και κατάθεσης εγγράφων (μεταγραφών, υποθηκών, κατασχέσεων κλπ) για τα υποθηκοφυλακεία. Οι δικηγόροι και οι συμβολαιογράφοι (που αποτελούν τις πιο συχνές κατηγορίες συναλλασσόμενων με τα υποθηκοφυλακεία) μετά από πιστοποίηση χρησιμοποιούνται την διαδικτυακή εφαρμογή και καταθέτουν τα έγγραφά τους. Στη συνέχεια, υπάλληλος του υποθηκοφυλακείου ελέγχει την κατάθεση και επικοινωνεί μέσω μηνυμάτων τα οποία επιτρέπει η εφαρμογή με τον χρήστη (πχ σε περιπτώσεις διορθώσεων των συμβολαίων). Στο τέλος, καλείται ο συναλλασσόμενος να πληρώσει τα τέλη που αναλογούν στην πράξη που ζήτησε κάτι το οποίο κάνει μέσω του δικτύου πάλι με πιστωτική κάρτα ή λογαριασμό τράπεζας. Οι πολίτες μπορούν να εισέρχονται στην υπηρεσία μετά από πιστοποίησή τους μέσω της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων ή απλή πιστοποίηση τοπικά δίνοντας τα απαραίτητα στοιχεία ταυτότητάς τους.
Επιπλέον, η έκδοση των πιστοποιητικών γίνεται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Ο υπάλληλος που έχει χρεωθεί ένα έγγραφο καταχωρεί τα απαραίτητα στοιχεία στη βάση δεδομένων και στη συνέχεια δημιουργεί το πιστοποιητικό σε ηλεκτρονική μορφή το οποίο «ανεβάζει» στην ηλεκτρονική πύλη. Το πιστοποιητικό αυτό είναι διαθέσιμο στον άμεσα ενδιαφερόμενο για εκτύπωση ή ηλεκτρονική αποστολή. Στο ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να υπάρχει και ένας μοναδικός αριθμός εγκυρότητας μέσω του οποίου μπορεί να αποφεύγεται η πλαστογράφηση και να είναι δυνατός ο έλεγχος της εγκυρότητας του τυπωμένου εγγράφου μέσω της δικτυακής πύλης του υποθηκοφυλακείου.
Τέλος, η ηλεκτρονική πύλη θα περιέχει και μηχανή αναζήτησης στο αρχείο του υποθηκοφυλακείου για τους δικηγόρους/δικ. επιμελητές (που έχουν το δικαίωμα έρευνας από το νόμο). Οι πιστοποιημένοι χρήστες θα μπορούν από οπουδήποτε να κάνουν έρευνα χωρίς να μετακινούνται στους χώρους του υποθηκοφυλακείου. Η ηλεκτρονική έρευνα θα αντικαταστήσει την έρευνα στα χειρόγραφα αλφαβητικά ευρετήρια που υπάρχουν στα περισσότερα υποθηκοφυλακεία και καθιστούν την έρευνα πολλές φορές ανέφικτη λόγω φθοράς των βιβλίων ή κακής καταχώρισης. Παράλληλα, μπορεί να γίνει αξιοποίηση των ηλεκτρονικού αρχείου από τις οικονομικές και διωκτικές αρχές της χώρας (πχ Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων, Σώμα Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος, Εφορίες, Αρχή καταπολέμησης «μαύρου» χρήματος κλπ), ώστε να γίνεται άμεσα ο εντοπισμός της περιουσίας οφειλετών παρακάμπτοντας τις σημερινές γραφειοκρατικές διαδικασίες αποστολής αιτήσεων και απαντήσεων.

Οφέλη:

• Άμεση εξυπηρέτηση των εμπλεκομένων όλο το 24ωρο χωρίς μετακινήσεις και αναμονή σε ουρές (κέρδος περιβαλλοντικό και μείωση κόστους)
• Διαφάνεια στις συναλλαγές με τον πολίτη – ξεκάθαρες χρεώσεις προς τον πολίτη – μηδενισμός στα λάθη στον υπολογισμό των τελών
• Γρήγορη παραλαβή των πιστοποιητικών χωρίς μετακινήσεις και αναμονή (κέρδος περιβαλλοντικό και μείωση κόστους)
• Ακρίβεια στην αποτύπωση και εξαγωγή της πληροφορίας (κάτι που δεν μπορεί να υπάρξει στα χειρόγραφα βιβλία) – Αντίγραφα ασφαλείας για περιπτώσεις καταστροφής
• Εύκολη και αποτελεσματική έρευνα για τους δικηγόρους και τους δικαστικούς επιμελητές χωρίς μετακινήσεις (κέρδος περιβαλλοντικό και μείωση κόστους)
• Γρήγορη αναζήτηση και διασταύρωση στοιχείων των οφειλετών του δημοσίου από τις αρμόδιες υπηρεσίες
• Μείωση χρήσης χαρτιού και υποδομών (χώροι υποδοχής και γραφείων) από την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση
• Πάταξη της διαφθοράς των κρατικών λειτουργών
• Αύξησης της ταχύτητας εξυπηρέτησης λόγω των ηλεκτρονικών καταχωρίσεων