Ενα απλό διαβιβαστικό, για να διεκπεραιωθεί, απαιτεί τουλάχιστον τρια (3) αντίγραφα (Σχέδιο, Αρχείο και Αποδεκτης) και αυτό πραγματικά είναι το ελάχιστο, ενώ συνήθως τα αντίγραφα βασει αποδεκτών, είναι κατα μεσο όρο πέντε με έξι. Αυτομάτως αυτό σημαίνει κόστος σε γραφική ύλη. Ειδικα σε θέματα που δεν απαιτούν φυσικό αρχείο (συνημμενα δικαιολογητικά), όπως ερωτησεις και απαντησεις, ενημερωτικά έγγραφα, εγκύκλιοι κλπ θα πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά η ηλεκτρονική αλληλογραφία, ωστε να περιοριστεί το κόστος σε γραφική ύλη και σε έξοδα ταχυδρομείου.

Η ηλεκτρονική διακίνηση της αλληλογραφίας αποτελεί πάγιο αίτημα πολλών συναδέλφων, διότι διευκολύνει πάρα πολύ την εργασία μας σε κόστος και σε χρόνο.