Σύνοψη: Η πρόταση αφορά στο σχεδιασμό, ανάπτυξη και επιχειρησιακή εφαρμογή συστήματος αποτελούμενο από σύνολο ψηφιακών εργαλείων και υπηρεσιών με κύριο στόχο την ενίσχυση των μηχανισμών ελέγχου και διαφάνειας στη σημαντική οικονομική δραστηριότητα της σύναψης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων. Βασικό σημείο στην πρόταση αποτελεί η δυνατότητα υλοποίησης της στο πλαίσιο των υφιστάμενων επιχειρησιακών διαδικασιών του Δημοσίου.

Περιεχόμενο της πρότασης:
Ο κύκλος ζωής δημόσιας σύμβασης περιγράφεται σε τρία βασικά στάδια, δηλαδή στην κατάρτιση της προκήρυξης, στην εκτέλεση της διαγωνιστικής διαδικασίας και στην εκτέλεση της σύμβασης.

Α” Κατάρτιση της προκήρυξης.
Προτείνεται η υιοθέτηση νομικά επιμελημένων προτύπων διακηρύξεων και συμβάσεων για την αυτόματη προετοιμασία σχεδίου διακήρυξης και σύμβασης με βάση τις επιλογές που θα κάνει ο χρήστης, ανάλογα με το επιλεγμένο πρότυπο. Έτσι, θα μειωθεί ο χρόνος κατάρτισης και ελέγχου των προκηρύξεων, και θα υπάρχει πλήρης και εποπτική εικόνα αυτών, καθώς τα μεταβλητά τους στοιχεία θα είναι αποθηκευμένα σε αξιοποιήσιμη μορφή. Θα παράγονται λοιπόν αναφορές, που αφορούν στα τυπικά στοιχεία (τεχνικές προδιαγραφές, όροι συμμετοχής, κριτήρια, μέθοδος αξιολόγησης κτλ) αλλά και στη διαστασιολόγηση του φυσικού αντικειμένου. Επιπλέον, μέσω σχετικής υπηρεσίας θα αποστέλλεται αυτόματα η αναγγελία του διαγωνισμού στην Υπηρεσία Εκδόσεων της ΕΕ.
Τα πρότυπα για τη δημιουργία των εγγράφων θα βασίζονται σε ανοικτά στάνταρ (XML – DITA), θα επικαιροποιούνται ανάλογα με τις αλλαγές στο θεσμικό πλαίσιο, και θα μπορούν να προσαρμόζονται στις πιθανές ιδιαιτερότητες των φορέων. Οι κανόνες για την δημιουργία των εγγράφων θα είναι εμφανείς στους χρήστες, σε κατανοητή μορφή, για να διαχέεται η γνώση ανάμεσα στους φορείς.

Β” Παρακολούθηση της διαγωνιστικής διαδικασίας.
Προτείνεται η υιοθέτηση συστήματος διαχείρισης εργασιών για τον έλεγχο όλων των διοικητικών και δικαστικών σταδίων της διαγωνιστικής διαδικασίας, ανάλογα με το είδος αυτής, πχ ανοικτή, κλειστή, πλαίσιο σύμβασης κτλ.
Θα παρέχονται μηχανισμοί για την διευκόλυνση των χρηστών, όπως η αυτοματοποιημένη δημιουργία διοικητικών εγγράφων, η αποστολή της ειδοποίησης σύμβασης στην Υπηρεσία εκδόσεων της ΕΕ, η υπενθύμιση προθεσμιών κλπ, καθώς και λειτουργικότητες reporting για την άμεση ενημέρωση των ενδιαφερομένων. Τέλος, μέσω των κατάλληλων αλγορίθμων θα μπορούσε να εντοπίζονται αναθέσεις που ακολουθούν ένα συγκεκριμένο προφίλ και να αναφέρονται σε εξουσιοδοτημένους χρήστες.

Γ” Εκτέλεση της σύμβασης.
Με βάση τα ποσοτικά και λοιπά στοιχεία που έχουν αποθηκευτεί στα προηγούμενα στάδια θα παρακολουθείται η εκτέλεση της σύμβασης με τρόπο ώστε να διευκολύνονται οι υπηρεσίες. Θα υπάρχουν δηλαδή μηχανισμοί υπολογισμού προθεσμιών, ρητρών, ανεκτέλεστου μέρους σύμβασης, παρακολούθησης ορίων κτλ. Μέρος της λειτουργικότητας θα μπορούσε να είναι διαθέσιμο και στους Αναδόχους, ώστε να παρέχεται το υπόβαθρο ξεκάθαρης επικοινωνίας μεταξύ Αναδόχων και Αναθέτουσας Αρχής και να μειωθούν οι αντιδικίες στην ερμηνεία της σύμβασης.

Αναμενόμενα οφέλη:
1. Δυνατότητα ουσιαστικού προληπτικού ελέγχου από την διοίκηση του φορέα ή άλλη αρμόδια Αρχή για τους όρους της προκήρυξης, καθώς όλες οι βασικές παράμετροι των προκηρύξεων θα καταγράφονται στο πλαίσιο κατάλληλα ορισμένου εννοιολογικού μοντέλου. Αντίστοιχα, θα ενισχυθεί η δυνατότητα ελέγχου στις διαδικασίες διαγωνισμού και εκτέλεσης της σύμβασης.
2. Ενίσχυση της διαφάνειας για όλο τον κύκλο ζωής δημόσιας σύμβασης, καθώς θα παρέχεται λειτουργικότητα προς τρίτα συστήματα μέσω των κατάλληλων web services, για αναζητήσεις, συσχετίσεις που αφορούν στο φυσικό αντικείμενο, κοστολογικά στοιχεία, κτλ.
3. Μείωση του ανθρωποχρόνου για τη νομική επιμέλεια, την κατάρτιση και τον προληπτικό έλεγχο (για τους διαγωνισμούς του ΕΣΠΑ) των προκηρύξεων – συμβάσεων λόγω της υποστήριξης προτύπων και της αυτοματοποιημένης δημιουργίας σχεδίων εγγράφων.
4. Μείωση του ανθρωποχρόνου για την παρακολούθηση των διαδικασιών από την κατάθεση των προσφορών έως την κατακύρωση, μέσω εργαλείου παρακολούθησης της διαγωνιστικής ροής.
5. Μείωση του ανθρωποχρόνου για την παρακολούθηση της σύμβασης, με βάση τις πληροφορίες που έχουν καταγραφεί στις προηγούμενες φάσεις του κύκλου.
6. Διασύνδεση του συστήματος με υπάρχοντα, ώστε να συμπληρωθεί η λειτουργικότητά τους με τρόπο διαφανή για τον τελικό χρήστη.