διακίνηση υπηρεσιακής αλληλογραφίας στο δημόσιο, ηλεκτρονικά
Σεπτεμβρίου 7, 2010
Σήμερα, ισχύει το εξής:
Πολλά υπουργεία αποστέλλουν ηλεκτρονικά ΚΑΙ ταχυδρομικά την αλληλογραφία τους (εγκυκλίους, αποφάσεις, νόμους…). Η δε ηλεκτρονική αποστολή της αλληλογραφία δεν είναι πάντα «έγκυρη» . Αποστέλλεται π.χ. μια εγκύκλιος σε αρχείο word, που δεν είναι καν κλειδωμένο και χωρίς σφραγίδα και υπογραφή. Αναφέρεται μόνο το όνομα του υπογράφοντος (π.χ. υπουργού), χωρίς όμως την υπογραφή του. Αυτή δεν είναι λοιπόν εγκύκλιος αλλά απλό ενημερωτικό σημείωμα, που για να λειτουργήσουν οι υφιστάμενες υπηρεσίες θα πρέπει να περιμένουν το φωτοτυπημένο αντίγραφο με το συμβατικό ταχυδρομείο.
Με ανάλογο τρόπο προωθούνται αντίγραφα των εγκυκλίων σε όλη την ιεραρχία της δημόσιας διοίκησης.
Αυτό στοιχίζει σίγουρα σε χρόνο και σε εύρυθμη λειτουργία, αλλά προξενεί συγχρόνως και οικονομικό κόστος και περιβαλλοντική επιβάρυνση (τόνοι χαρτιού σπαταλώνται).
Η λύση νομίζω είναι απλή και οικονομική.
Επικαιροποιημένο νομοθετικό πλαίσιο που να καθορίζει τις φόρμες και τους κανόνες διακίνησης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο δημόσιο και ευρύτερο δημόσιο τομέα. Υποχρέωση όλων των δημοσίων υπηρεσιών να έχουν σε λειτουργία λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η προμήθεια σύγχρονου scanner από όλες τις υπηρεσίες (η χρήση Η/Υ θεωρείται δεδομένη).
Κάθε πρωτότυπο έγγραφο προς διακίνηση σκανάρεται , αποθηκεύεται σε κλειδωμένο έγγραφο και αποστέλλεται ταχυδρομικά με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε όλους τους αποδέκτες του.
Καταργείται ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ η διακίνηση εγγράφων με το ταχυδρομείο.
Για να δημιουργηθεί σε βάθος χρόνου και ένα διαδικτυακό ηλεκτρονικό αρχείο εγγράφων του δημοσίου, μπορεί η κάθε εγκύκλιος να αποθηκεύεται ηλεκτρονικά σε μια βάση δεδομένων που να είναι καταχωρημένη (σε εύχρηστη μορφή) κάθε υπηρεσία.
Η πρόσβαση σ΄αυτή τη βάση δεδομένων μπορεί να διαβαθμιστεί με κωδικούς χρήσεις για τα «απόρρητα» έγγραφα και χωρίς κωδικούς χρήσης, με πρόσβαση σε όλους τους πολίτες (και στους Δημοσίους Υπαλλήλους ) για τη συντριπτική πλειοψηφία των εγγράφων.
Αυτή το σκέλος της πρότασής μου ουσιαστικά ήδη υλοποιείται με το πρόγραμμα «Διαφάνεια» της κυβέρνησης.
|
|
RSS feed για τα σχόλια. TrackBack URL
Με βρίσκει απόλυτα σύμφωνο η πρόταση αυτή άλλωστε αρκετές υπηρεσίες δουλεύουν με αυτό ή παρόμοιο τρόπο.
Είναι πάρα πολυ καλή η πρόταση αλλά θα ήθελα να επισημάνω κάποια σφάλματα τα οποία μπορεί να είναι κρίσιμα. Πρώτον ένα σκαναρισμένο έγγραφο είναι ουσιαστικά μια εικόνα η οποία απαιτεί ένα μεγάλο όγκο αποθηκευτικού χώρου, αν οι υπηρεσίες δέχονται σκαναρισμένα έγγραφα, θα υπάρχει πρόβλημα. Για την αυθεντικότητα ενός εγγράφου μπορεί να εφαρμοστεί εύκολα η λύση της ηλεκτρονικής υπογραφής και του ψηφιακού πιστοποιητικού που ήδη υπάρχει και έχει μελετηθεί και υλοποιηθεί παγκοσμίως.
Δεύτερον είναι επικίνδυνο να διακινούμε έγγραφα με σκαναρισμένες σφραγίδες, ιδιαίτερα έγχρωμες, γιατί μπορούν πολύ έυκολα να αντιγραφούν, να εκτυπωθούν σε έγχρωμο εκτυπωτή και να γίνει πλαστογραφία. Κατά τη γνώμη μου οι στρόγγυλες σφραγίδες πλέον δεν προσφέρουν τίποτα και πρέπει να καταργηθούν. Πάλι κι εδώ μπορεί να χρησιμοποιηθούν τα γνωστά ψηφιακά πιστοποιητικά. Σωστή είναι η πρόταση ότι τα έγγραφα σε έντυπη μορφή θα πρέπει να καταργηθούν, πλήν ελαχίστων περιπτώσεων όπως τίτλοι σπουδών, πρακτικά κ.λ.π.
Όπως τα λέιε ο παραπάνω Διαμαντόπουλος Φώτιος . Συμφωνώ και επαυξάνω. Μόνο για τον υπάλληλο που εχει την ευθύνη να διακίνήσει το έγραφο θα χρησιμεύει το σκάνερ. Οι παραλήπτες θα παιρνουν απλό pdf με ψηφιακή υπογραφή
Συμφωνώ και εγώ ότι δεν μπορεί το έγγραφο να είναι ξεκλείδωτο word αλλά pdf-searchable στο οποίο να μπορούμε να βάζουμε bookmarks με το Adobe Acrobat. Διότι παρουσιάστηκε το φαινόμενο σε pdf από το Εθνικό Τυπογραφείο να είναι η πρώτη σελίδα pdf searchable και οι υπόλοιπες image.
Νομίζω οτι το πρόβλημα εδώ δεν είναι η μόνο η εγκυρότητα κάθε εγγράφου αλλά και η διακίνηση. Οι ψηφιακές υπογραφές είναι λύση μάλιστα μπορεί κάθε υπάλληλος να έχει την προσωπική σφραγίδα όπως και κάθε υπηρεσία, και να σφραγίζεται το έγγραφο και από τους δύο.
Αλλά σε κάθε περίπτωση στην πλειόνότητα των εγγράφων θα αρκούσε απλά να ανεβούνε στο web και η εγγυρότητα να προέκυπτε απλά από το URL. Σε συνδιασμό με ένα είδος αυτόματης ηλεκτρονικής πρωτοκόλησης και RSS feeds δεν χρειάζονται κάν τα email
Σωστά όλα τα παραπάνω.
το έγγραφο να μετατρέπεται σε pdf όχι να σκαναρετε. Στην ανάγκη να σκαναρετε ασπρόμαυρο όχι έγχρωμο ή grayscale αλλά μόνο για ιδιαίτερες περιπτώσεις.
Να δημειουργηθεί βάση όπου κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο θα αναιβάζει τα πιστοποιητικά του με ψηφιακή υπογραφή του ιδίου και ενός ΚΕΠ. Έτσι κάθε δικαιολογητικό που χρειάζετε να συνοδεύει ενα ψηφιακό έγραφο θα μπορεί να αναφέρετε στα συννημένα με μορφή υπερσύνδεσμου για την παραπάνω βάση
Όλα τα παραπάνω να γίνονται από ελέυθερο λογισμικό και να είναι υποχρεωμένος ο συντακτης να τα κάνει και να τα αναρτά – στέλνει. Αν ο συντακτης δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το σχετικό λογισμικό να έχει οριστεί ενας υπάλληλος της υπηρεσίας για αυτους που δεν μπορούν να το κάνουν μόνοι τους. αυτός ο υπάλληλος να μην ειναι απαραίτητα του διοικητικού αλλά αυτός που εχει τις καλύτερες γνωσεις υπολογιστών (αποδεδειγμένα με σεμινάρια κλπ).
ψηφιακές υπογραφές άμεσα να δοθούν σε όλους υποχρεωτικά τους υπαλλήλους από την πύλη Ερμής ανεξαρτήτως αν γνωρίζουν υπολογιστές. Αν δεν γνωρίζουν ή λένε ότι δεν γνωρίζουν θα το αναλαμβάνει ο υπάλληλος που εξυπηρετεί αυτούς που δεν μπορούν να το κάνουν μόνοι τους.
Ψηφιακή υπογραφή μαζί με κάρτα ( όπως αυτή που εχει το Συζευξις ) να δοθεί από τον Ερμή μόνο για την υπηρεσία. Η κάρτα αυτή θα μεταβιβάζετε από τον Δ/ντή στο διάδοχό του ή αυτόν που τον αναπληρεί.
Οι ψηφιακές υπογραφές των υπαλλήλων να ειναι προσωπικές και να έχουν μονο το όνομα του υπαλλήλου να ειναι ανεξάρτητες από μεταθέσεις αποσπάσεις κλπ. Η ψηφιακή υπγραφή του υπαλλήλου μαζί με της υπηρεσίας θα καθιστά έγκυρο ένα ψηφιακό έγραφο.
Η ηλεκτονική αποστολή θα κάνει και τους υπαλλήλους να δουλέυουν με μεγαλύτετη υπευθηνότητα. Πάρα πολλλές φορές οι περιφεριακές ιδιαίτερα υπηρεσίες λαμβάνουν ένα έγγραφο όταν η προθεσμία έχει λήξει. Οι παραλήπτες δεν θα μπορούν να αρνηθούν οτι ελαβαν ενα έγραφο και οι υφιστάμενοι δεν θα μπορούν να κατηγορούν τους προιστάμενους οτι δεν εχουν λάβει γνωση κάποιων εγγράφων όταν αυτά εχουν μπει έγκαιρα στην «θυρίδα» τους. Πέραν των εγγράφων που πρέπει να δει ενας υπάλληλος καλό θα είναι να εχει πρόσβαση (ο κάθε υπάλληλος αλλά και οι πολίτες ίσως) σε ολα τα διακινούμενα έγγραφα (όταν δεν είναι εμπιστευτικά) για λόγους Διάυγειας.
Αναθεωρηση σ αυτό που γράφω παραπάνω: Τα έγγραφα κατά προτίμηση να διακινούναται σε μορφή doc που ειναι πιο εύκολή για serrch. Σε searchable pdf να μετατρέπονται μόνο έγραφα που εχουν ιδιαίτερες μοφοποιήσεις (πίνακες σύμβολα ομαδοποιήσεις )και μπορεί να μην παρουσιαστουν σωστά στον αναγνώστη
Το σκανάρισμα(σε pdf) πρέπει κατά το δυνατόν να αποφεύγεται γιατί δεν θα είναι και searchable αν δεν εχει γινει σωστή μετατροπή ιδιαίτερα για Ελληικές γραμματοσειρές.
Στα pdf αλλά και στα υπόλοιπα έγγραφα θα πρέπει από κατάλληλα μεταδεδομένα που δεν θα δημειουργούνται με την συμπλήρωση φόρμας αλλά αυτόματα από συγκεκριμένα πεδία του εγράφου (π.χ. Θέμα Προς Ημ/νία Συντάκτης Υπογράφων κλπ.).
Δέν χρειάζεται κάν βάση απλά ένας(?) web server ή καλύτερα document server με σωστά ρυθμισμένη πρόσβαση από τις υπηρεσίες (και διαβαθμισμένα έγγραφα).
Τα έγγραφα πρέπει να είναι σε XML*.
η ταυτότητα του εγγράφου το url της.
η ταυτότητα της υπηρεσίας το domain/url της.
Δεν γίνεται διακίνηση του εγγράφου αλλά του url του.
Εαν τυπωθεί θα πρέπει να υπάρχει και το url σε barcode ή qrcode
*Έτσι ώστε να υπακούουν σε προκαθορισμένα πρότυπα, και να μπορεί να γίνει αυτόματα η επεξεργασία απο τρίτους.
πχ μια απόφαση για να έχει ισχή πρέπει να πάρει url δηλαδή να βρεθεί πχ στο
http://gov.gr/ΥΠΕΣ/21-12-2012-22