Ηλεκτρονική Τεκμηρίωση και Αυτοματοποίηση Εργασιών
|
Ιουνίου 25, 2010
Οι Δημόσιοι Οργανισμοί και Υπηρεσίες στην Ελλάδα αντιμετωπίζουν ένα διττό πρόβλημα χαμηλής αυτοματοποίησης διεργασιών και πολυπλοκότητας των διατάξεων που τις διέπουν. Από την άλλη, οι προτεινόμενες λύσεις, στα πλαίσια της ηλεκτρονικής διαχείρισης, προσκρούουν σε θέματα υψηλού κόστους, δύσκαμπτης παραμετροποίησης και μεγάλου όγκου εγγράφων προς ενσωμάτωση στην τεκμηρίωση (πχ εγκύκλιοι, ΦΕΚ κλπ). Ωστόσο, σήμερα υπάρχουν εφαρμογές που είναι χαμηλού κόστους, εύκολες και γρήγορες στην παραμετροποίηση και μπορούν να αξιοποιήσουν τον μεγάλο όγκο των χρηστών των Δημοσίων Υπηρεσιών για ανάπτυξη της απαιτούμενης τεκμηρίωσης. Οι εφαρμογές αυτές έχουν χαρακτηριστικά διαχείρισης δικαιωμάτων πρόσβασης, διαχείρισης εκδόσεων εγγράφων και αρχείων, διαχείρισης ροής εργασιών, αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων καθώς και ενημερώσεων χρηστών για νέες προσθήκες και αλλαγές. Οι εφαρμογές αυτές είναι τα wiki, και ειδικότερα τα enterprise wiki. Ενδεικτικές εφαρμογές τους είναι στην IBM (Bluepedia), Motorola (Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας), Yahoo (intranet wiki) καθώς και πλήθος εφαρμογών στην Brittish Telecom, SAP, Texas Instruments κ.α. Οι κύριοι αντιπρόσωποι του είδους είναι το Confluence από την Atlasian, το TWIKI (και το community fork του, το Foswiki), και το DekiWiki από την MindTouch. Όλα αυτά στοχεύουν σε μεγάλους οργανισμούς που ενδιαφέρονται για τεκμηρίωση και on-line εφαρμογές (workflow, reservation systems κλπ), ωστόσο μόνο το TWIKI (και το FOSWIKI) είναι αξιόπιστο, ταχύτατο, ευέλικτο, εύκολο στην παραμετροποίηση και ανοικτού κώδικα. Το σύστημα είναι ευέλικτο, και μπορεί να εγκατασταθεί από USB memory stick (portable app) έως virtual server, ενώ έχει πλήθος plugin για ανάπτυξη on-line εφαρμογών. Η εταιρεία μας ασχολείται με τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών (Business Process Management) και έχει αναπτύξει συστήματα διαχείρισης ποιότητας βασισμένο σε wiki software για τον ιδιωτικό τομέα. Tα οφέλη του συστήματος σε σχέση με ένα σύνηθες σύστημα διαχείρισης είναι σημαντικά: – On-line τεκμηρίωση διαδικασιών, με εικόνες, διαγράμματα, video και αλληλοσυνδέσεις για εύκολη περιήγηση στην τεκμηρίωση, σαν το διάβασμα ενός άρθρου στη Wikipedia. – Αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών μέσω συστήματος on-line φορμών και workflow – Εσωτερικό σύστημα Document Management για διαχείριση εσωτερικών και εξωτερικών εγγράφων (Έντυπα, προσπέκτους, Νόμοι, ΦΕΚ κλπ) Παράλληλα, τα wiki αξιοποιούν τον μεγάλο αριθμό ατόμων ενός οργανισμού, καθιστώντας εύκολη την επέμβασης σε ήδη δημοσιευμένο κείμενο ώστε να κρατούν συνεχώς ενήμερη την τεκμηρίωση. Καθώς οι τελικοί χρήστες, για να κάνουν αποτελεσματικότερη την καθημερινή τους εργασία, προτείνουν αλλαγές σε διαδικασίες και τεκμηρίωση, η Διεύθυνση αποκτά μια αστείρευτη πηγή νέων ιδεών και προτάσεων έτοιμων προς υλοποίηση. Το έργο της Διεύθυνσης πλέον αφορά την εποπτεία (και όχι την ανάπτυξη)της ενημέρωσης της τεκμηρίωσης ενώ η ίδια η συγγραφή μπορεί πλέον να αφεθεί στους τελικούς χρήστες. Ένα επιπρόσθετο πλεονέκτημα είναι ότι η εφαρμογή, ως wiki, μπορεί πάντα να επαναφερθεί σε μια προηγούμενη έκδοση χωρίς πρόβλημα. Η τελική μας πρόταση για την επίλυση των προβλημάτων αναζήτησης νόμων, διατάξεων και τεκμηρίωσης καθώς και της αυτοματοποίησης των καθημερινών εργασιών για αύξηση της αποδοτικότητας του προσωπικού είναι η ανάπτυξη κεντρικής εγκατάστασης enterprise wiki ανά Υπουργείο, οργανισμό ή ένα, για όλη την Κυβέρνηση, με διαθέσιμες όλες τις σχετικές διατάξεις, κανονισμούς λειτουργίας και οδηγίες, καθώς και αυτοματοποίηση ροής εργασιών ανά υπηρεσία (πρωτόκολλα, εγκρίσεις, αποφάσεις, πρακτικά κλπ). Δεν χρειάζεται να αναπτυχθεί ένα γιγάντιο σύστημα που να τα καλύπτει όλα, αρκεί μόνο να αυτοματοποιηθούν μερικές εργασίες για να επιταχυνθεί η καθημερινή λειτουργία. Τα αντίστοιχα έργα στις μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες (IBM, Yahoo, Motorola κ.α.) έχουν στεφθεί από μεγάλη επιτυχία παρά τις αντίξοες αρχικές προβλέψεις, ενώ στον δημόσιο τομέα εδώ και μερικά έτη έχει αρχίσει να υπάρχει σημαντικό ενδιαφέρον για wiki(ενδεικτικά: http://www.guardian.co.uk/technology/2006/feb/22/news.epublic ). |
Aπό το χρήστηΘεματικέςΕτικέτεςweb application, wiki, διαχείριση εγγράφων, διαχείριση εκδόσεων, ΕΛ/ΛΑΚ, πρωτόκολλο, ροές εργασιών |
2 Σχόλια »
RSS feed για τα σχόλια. TrackBack URL
Επίσης, τα wiki καθώς είναι εκπληκτικά καλά για συνεργατική ανάπτυξη άρθρων (ενδεικτικά: έτσι δημιουργήθηκαν όλα τα άρθρα της wikipedia), είναι επίσης κατάλληλα για συνεργατική ανάπτυξη Νόμων.
Δηλαδή, αν ήταν wiki το opengov.gr, τότε αντί να καταχωρούνται σχόλια σε μια δημοσίευση ενός νομοσχεδίου, οι ίδιοι οι χρήστες θα άλλαζαν το κείμενο του νομοσχεδίου.
Το αποτέλεσμα θα ήταν ότι μόλις τελείωνε ο πόλεμος των διορθώσεων (edit war), γιατί όσο αμφιλεγόμενο και να είναι ένα άρθρο κάποτε θα επέλθει ομοφωνία, θα έχουμε έτοιμο νομοσχέδιο προς ψήφιση.
Η ποιότητα του αποτελέσματος συνήθως είναι πολύ καλύτερη από την αναμενόμενη καθώς ενσωματώνει γνώσεις από ανθρώπους της αγοράς που γνωρίζουν τις πραγματικές καταστάσεις, ενώ με λίγες παρεμβάσεις από επαγγελματίες νομοθέτες θα είναι ισάξιας ποιότητας με διατάξεις σχεδιασμένες με τον συνήθη τρόπο.
Πολή καλή η ανωτέρω πρόταση.
Στο Μετοχικό Ταμείο Πολιτικών Υπαλλήλων (ΥΠ.ΟΙΚ) χρησιμοποιούμε την πλατφόρμα DekiWiki της MindTouch απο τα μέσα του 2009 σαν πλατφόρμα Διαχείρισης Γνώσης, στην κατεύθυνση του μετασχηματισμού μιας γραφειοκρατικής Οργάνωσης σε Μανθάνουσα Οργάνωση. Όλα τα Τμήματα εκτός απο το Intranet, έχουν πρόσβαση στο Wiki και στο forum της Υπηρεσίας. Ο Πρόεδρος του ΜΤΠΥ κ. Περράτης και η Διοίκηση «αγκάλιασαν» τα νέα αυτά συνεργατικά εργαλεία που συμβάλλουν στον βαθμό τους στον στρατηγικό και οργανωσιακό μετασχηματισμό του ΜΤΠΥ
Στο Wiki επεξεργαζόμαστε έγγραφα και μελέτες απο κοινού, ενημερωνόμαστε για την εργασία των υπόλοιπων τμημάτων και παρακολουθούμε τη στοχοθεσία του ΜΤΠΥ μέσω του Wiki.
Οι εφαρμογές του Web2.0 μετασχηματίζουν τη Δημόσια Διοίκηση, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα, απλουστεύοντας περαιτέρω τις διαδικασίες, περιορίζοντας τα επικοινωνιακά στεγανά, εξυπηρετώντας καλύτερα τους πολίτες/συναλλασσόμενους με το δημόσιο. Ήδη στην ιστοσελίδα μας αναρτήθηκε ηλεκτρονική φόρμα ικανοποίησης συναλλασσόμενων με το ΜΤΠΥ -δημιουργήθηκε με Google forms- με μηδενικό κόστος.
Κλείνω με το νόμο του Metcalfe: ότι η αξία ενός δικτύου αυξάνει έως το τετράγωνο του αριθμού των χρηστών.
Θεωρούμε ότι τα Labs και η ανοιχτή διακυβέρνηση δίνουν τη δυνατότητα της διαοργανωσιακής και διαυπηρεσιακής όσμωσης με απώτερο στόχο την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση των πολιτών με το χαμηλότερο δυνατό κόστος διατηρώντας η βελτιώνοντας διαρκώς την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών.