Τί είναι:

Η τυποποίηση διακίνησης εγγράφων μεταξύ δημόσιων υπηρεσιών και πολιτών, με τη βοήθεια ενιαίου εθνικού ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης και αρχειοθέτησής τους με την καθιέρωση ενιαίου ηλεκτρονικού αριθμού πρωτοκόλλου.

Σε τι ωφελεί:

– Πολύ μεγάλη μείωση κόστους εξοπλισμού των δημόσιων υπηρεσιών, εφόσον θα γίνεται χρήση servers διαθέσιμων σε όλες τις υπηρεσίες του Δημοσίου. Αυτό βέβαια δεν συνεπάγεται απαραίτητα και κατάργηση των τοπικών servers των διαφόρων υπηρεσιών, οι οποίοι θα συνεχίσουν να υφίστανται όπου αυτό είναι απαραίτητο.
– Αύξηση της αξιοπιστίας, αφού όλα τα έγγραφα πλέον δεν θα αποθηκεύονται (παρά μόνο προαιρετικά) στους τοπικούς υπολογιστές των διαφόρων υπηρεσιών, επομένως δεν θα επηρεάζονται από π.χ. φυσικές καταστροφές. Επιπλέον και για τους ίδιους λόγους, θα καθίσταται αδύνατη η εκούσια ή ακούσια αλλοίωσή τους.
– Μείωση των λαθών με τη βοήθεια τυποποιημένων διαδικασιών με κοινά χαρακτηριστικά για την πλειοψηφία των εγγράφων.
– Δραματική μείωση των αναλωσίμων (μελάνια, χαρτί κλπ).
– Μείωση χρόνου που απαιτείται για τη δημιουργία, αναζήτηση, υποβολή και ανάγνωση των εγγράφων, με αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου των υπαλλήλων, απλούστερη και συντομότερη εξυπηρέτηση των πολιτών και μείωση της γραφειοκρατίας, χωρίς απαραίτητα την επανασχεδίαση των υπαρχουσών υποδομών.
– Μεγάλη φιλικότητα χρήσης για τους δημόσιους υπαλλήλους αλλά και για τους πολίτες που θα κάνουν χρήση του συστήματος.
– Η αλλαγή και ο εκσυγχρονισμός των διαδικασιών στο μέλλον θα γίνεται κεντρικοποιημένα, άρα ευκολότερα και με μικρότερο κόστος μετάβασης.

Πως λειτουργεί:

1) Οι δημόσιες υπηρεσίες σήμερα δημιουργούν,ζητούν,αποστέλλουν και παραλαμβάνουν διάφορα δημόσια έγγραφα, είτε μεταξύ τους είτε μεταξύ αυτών και των πολιτών. Η διακίνηση και χρήση των εγγράφων αυτών θα γίνεται με τη βοήθεια του συστήματος ως εξής:

2) Μία υπηρεσία δημιουργεί ένα έγγραφο α) χρησιμοποιώντας το λογισμικό που ήδη διαθέτει, π.χ. Microsoft Word β) σκανάροντας και ψηφιοποιώντας κάποιο υπάρχον έντυπο ή γ) χρησιμοποιώντας το λογισμικό του συστήματος.

3) Το έγγραφο υπογράφεται ηλεκτρονικά με οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους σήμερα τρόπους και αξιοποιώντας τους τρόπους που έχουν και σήμερα ορισμένες υπηρεσίες.

3) Το έγγραφο αποστέλλεται στο σύστημα για κατάθεση και πρωτοκόλληση. Χρησιμοποιείται ασφαλής σύνδεση με τη χρήση κλειδιών ταυτοποίησης χρήστη, υπηρεσίας και συστήματος.

4) Το σύστημα παραλαμβάνει το έγγραφο, το ελέγχει, το αποθηκεύει στην βάση του και παράγει έναν μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου, ο οποίος και αποστέλλεται πίσω στην υπηρεσία.

5) Η υπηρεσία ωφείλει να τηρεί πλέον υποχρεωτικά μόνο τον αριθμό πρωτοκόλλου. Η αποθήκευση του ίδιου του εγγράφου στον τοπικό υπολογιστή του χρήστη είναι προαιρετική.

6) Η ανάγνωση και χρήση του εγγράφου γίνεται με την υποβολή του αριθμού πρωτοκόλλου από την ίδια ή από άλλη αρμόδια υπηρεσία. Το σύστημα αποστέλλει το έγγραφο είτε με τη μορφή ιστοσελίδας για άμεση ανάγνωση/εκτύπωση, είτε σαν συνημμένο αρχείο σε email, είτε με άμεση μεταφόρτωση (download). Επιβάλλεται όπου είναι δυνατό η χρήση της πρώτης μεθόδου (ιστοσελίδα), ως η περισσότερο οικονομική και φιλική προς το περιβάλλον και τους χρήστες.

7) Εαν κάποιος μη πιστοποιημένος φορέας, π.χ. ενδιαφερόμενος πολίτης, ζητήσει αντίγραφο του εγγράφου, υπάρχει η δυνατότητα να του δοθεί αριθμός αίτησης εγγράφου. Με την εισαγωγή του αριθμού αυτού στη σελίδα του συστήματος, γίνεται εμφάνιση του εγγράφου. Ο αριθμός αυτός μπορεί να είναι μίας χρήσης ή λίγων χρήσεων, να έχει ημερομηνία λήξης ή όχι, να έχει τη μορφή URL διεύθυνσης για αποστολή του με email ή τη μορφή αριθμού για προφορική/τηλεφωνική επίδωση.

8) Εαν η υπηρεσία που συνέταξε το έγγραφο απαιτεί τη συμπλήρωση ορισμένων στοιχείων μέσα σε αυτό από άλλη υπηρεσία ή πολίτη, δίνεται η δυνατότητα αυτή, με αποτέλεσμα την απλούστευση πολλών διαδικασιών και τη μείωση των εγγράφων που απαιτούνται για την διεκπεραίωση μίας αίτησης.

9) Πολύ σημαντική είναι η απλούστευση της ροής των εγγράφων που εμπλέκονται σε μία διαδικασία. Ένα έγγραφο θα μπορεί να έχει προαπαιτούμενα έγγραφα, να βρίσκεται σε αναμονή και να προωθείται αυτόματα μόλις κατατεθούν και πρωτοκολληθούν τα προαπαιτούμενα έγγραφα αυτά.