Σήμερα, περισσότερο από ποτέ, είναι αναγκαίο οι Οργανισμοί του Δημόσιου Τομέα να είναι προσανατολισμένοι στις ανάγκες του πολίτη, να σέβονται αλλά και να προασπίζουν τους δημόσιους πόρους και να εκμεταλλεύονται στο έπακρο τις δυνατότητες που προσφέρει η τεχνολογία. Για να ανταποκριθεί σε αυτές τις απαιτήσεις, η Διοίκηση των Δημόσιων Οργανισμών χρειάζεται να υιοθετήσει νέες πρακτικές και εργαλεία που θα συμβάλλουν στον μετασχηματισμό του Δημοσίου Τομέα και θα υποστηρίζονται πλήρως από εξελιγμένη τεχνολογία.
Μία σύγχρονη αντίληψη για τη Διοίκηση θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη την εξελικτική πορεία ενός Οργανισμού σε διαφορετικά επίπεδα (τεχνικό, οργανωσιακό, οικονομικό κλπ) κατά τρόπο συνεχή και αδιάλειπτο. Η σωστή Διοίκηση θα πρέπει συνεπώς να υποστηρίζει την υλοποίηση της αποστολής του Οργανισμού μέσα από την βελτιωτική εξέλιξη και όχι από την ασυνέχεια που προκαλούν οι απότομες αλλαγές.
Στα παραπάνω αποσκοπεί η Διαχείριση Επιχειρησιακών Διεργασιών (Business Process Management, BPM). Πρόκειται για μία ολιστική προσέγγιση Διοίκησης η οποία αποβλέπει στην διακυβέρνηση (governance) του περιβάλλοντος των επιχειρησιακών διεργασιών με σκοπό την βελτίωση της ευελιξίας και της επιχειρησιακής απόδοσης. Το ΒΡΜ είναι μία δομημένη προσέγγιση στο μάνατζμεντ που χρησιμοποιεί μεθόδους, εργαλεία λογισμικού, αρχές και πρακτικές διοίκησης προκειμένου να διαχειρίζεται και να βελτιστοποιεί συνεχώς τις δραστηριότητες και τις διεργασίες ενός Οργανισμού. Το ΒΡΜ επιδιώκει τον μετασχηματισμό ενός Οργανισμού μέσα από την επικέντρωση στις διεργασίες. Οι διεργασίες είναι σημαντικές γιατί τα αποτελέσματα της εκτέλεσης τους είναι προϊόντα που διατίθενται στους πελάτες του Οργανισμού, δηλαδή στους πολίτες. Όσο μεγαλύτερη αξία έχουν τα προϊόντα για τους πελάτες, τόσο περισσότερο ανταγωνιστικός θα είναι ο Οργανισμός. Άρα όσο καλύτερες και καινοτόμες είναι οι διεργασίες, τόσο περισσότερη θα είναι η τελική παραγόμενη αξία για τους πελάτες.
Το ΒΡΜ υποστηρίζει όλο τον κύκλο ζωής μιας διεργασίας ο οποίος εκκινεί από τον σχεδιασμό και μοντελοποίηση της. Συνεχίζεται με την παραμετροποίηση και έναρξη της διεργασίας και κλείνει με την αξιολόγηση – βελτιστοποίηση της. Η διαχείριση του κύκλου ζωής στηρίζεται σε μία ισχυρή τεχνολογική βάση που επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση και αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διεργασιών. Αυτό επιτυγχάνεται συνήθως με ειδικά πληροφοριακά συστήματα που χαρακτηρίζονται ως Business Process Management Systems (BPMS).
Το ΒΡΜ λοιπόν μπορεί να είναι μία στρατηγική πρωτοβουλία για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Σε οργανωσιακό επίπεδο μπορεί να ενθαρρύνει και να υποστηρίξει τον μετασχηματισμό της διακυβέρνησης, παρέχοντας μεθοδολογίες και πρακτικές διοίκησης. Επίσης σε επίπεδο υλοποίησης, παρέχοντας εργαλεία λογισμικού που υποστηρίζουν την αυτοματοποίηση και έλεγχο των διεργασιών και τελικά την ευθυγράμμιση της εκτέλεσης τους με τους στρατηγικούς στόχους του κάθε Δημόσιου Οργανισμού.
Το ΒΡΜ στηρίζεται σε μία συνεχώς αναπτυσσόμενη τεχνολογική βάση που στοχεύει στην διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων, στην ενιαία αντίληψη της πληροφορίας στον Οργανισμό, στην ολοκλήρωση παλαιών και σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων υπό το πρίσμα των web services και στον ευέλικτο σχεδιασμό νέων λύσεων και υπηρεσιών. Συνεπώς, μία πρωτοβουλία ΒΡΜ μπορεί να συνδεθεί με διάφορα έργα διαλειτουργικότητας που τρέχουν αυτή τη στιγμή στην Ελληνική Δημόσια Διοίκηση ενώ θα θέσει αναπόφευκτα και ζητήματα επιλογής λογισμικού που ήδη έχουν συζητηθεί σε αυτό το forum.
Στην καρδιά μιας πρωτοβουλίας ΒΡΜ είναι η συνεχής βελτίωση των διεργασιών ενός Οργανισμού. Άρα θα πρέπει να υπάρχει μία μεθοδολογία για την σωστή μέτρηση της απόδοσης των διεργασιών. Συνήθως τέτοιες μεθοδολογίες βασίζονται στα μοντέλα ωρίμανσης (maturity models). Ένα μοντέλο ωρίμανσης παρέχει ένα πλαίσιο από στάδια και παράγοντες επιτυχίας που βοηθούν έναν Οργανισμό να αντιληφθεί σε ποια φάση ωρίμανσης βρίσκονται οι διεργασίες που επιτελεί και να εντοπίσει τα επιπλέον βήματα που απαιτούνται για την βελτίωση τους. Το μοντέλο ωρίμανσης είναι ο οδηγός που δείχνει σε ποιο στάδιο διαχείρισης των διεργασιών βρίσκεται κάθε Δημόσια Υπηρεσία και τι βήματα απαιτούνται για την περαιτέρω εξέλιξή της.
Η υιοθέτησή του ΒΡΜ στο Δημόσιο δεν αποτελεί μια εύκολη υπόθεση αλλά μία συνεχή πρόκληση για κάθε δημόσιο Οργανισμό η οποία τον φέρνει αντιμέτωπο με τις βαθιές αιτίες των δυσλειτουργιών του. Από την άποψη αυτή το ΒΡΜ θα πρέπει να αποτελέσει τον πυρήνα μιας συνολικής μεταρρυθμιστικής στρατηγικής στα πλαίσια της οποίας θα καθοδηγεί και θα συντονίζει τις προσπάθειες μετασχηματισμού σε όλο το εύρος του Δημοσίου.