Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων
|
Ιανουαρίου 22, 2010
Παρουσίαση πρότασης στην ημερίδαΠρόταση στο labs.opengov.grΣτόχος της πρότασης είναι να αποστέλλονται όλα τα εξερχόμενα έγγραφα MONO με τη χρήση του email χωρίς να γίνουν δραστικές αλλαγές στον τρόπο εργασίας των υπαλλήλων αλλά και στον τρόπο διακίνησης των εγγράφων εσωτερικά. Σε επόμενο στάδιο μπορούμε να προχωρήσουμε στην πλήρη ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων και στο εσωτερικό της υπηρεσίας. Η πρόταση παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαν οι Διευθύνσεις Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης να ξεκινήσουν ΑΜΕΣΑ την αλλαγή στον τρόπο αποστολής της εξερχόμενης αλληλογραφίας. Σε γενικές γραμμές η πρόταση περιλαμβάνει:
Αναλυτική παρουσίαση της πρότασης θα βρείτε στη διεύθυνση: https://sites.google.com/site/emaildocout/ |
|
11 Σχόλια »
RSS feed για τα σχόλια. TrackBack URL
ΤΕΡΜΑ ΣΤΙΑ ΑΝΟΥΣΙΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ ΤΟΥ ΦΩΤΩΤΥΠΙΚΟΥ ΟΡΓΑΣΜΟΥ… think before you print
γιατί η πρόταση αναφέρεται μόνον στην εκπαίδευση; Οσο για το πρωτόκολλο είναι απαράδεκτο σήμερα να τηρείται χειρογραφα σε βιβλίο για πολλούς ευνόητους λόγους. Αν ήταν να γίνει έστω και ένα βήμα πρός την ηλεκτρ. διακίνηση εγγράφων αυτό θα πρέπει είναι το ηλεκτρ. πρωτοκόλλο.
Η μόνη δημόσια υπηρεσία που έχω δεί να τηρείται ηλεκτρ. πρωτόκολλο είναι η υπηρεσία του Δήμου Αθηναίων που εκδίδει τις βεβαιώσεις για ΦΑΠ/Δημ.τελη ακινήτων. Η πρός έκδοση βεβαίωση (χειρόγραφη!!) καταχωρείται ηλεκτρονικά και εκδίδεται απόδειξη με barcode επικολλάται στο πρωτότυπο και στο hard-copy αντίγραφο.
Τα αντίγραφα κλασάρονται κατά χρονολογία (κατά προσέγγιση!!)
Αγαπητέ kga, η πρόταση αναφέρεται στην εκπαίδευση γιατί εκεί εργάζομαι και γνωρίζω ακριβώς την όλη διαδικασία. Φυσικά μπορεί να εφαρμοστεί και σε άλλες δημόσιες υπηρεσίες. Προσπάθησα να είμαι πολύ συγκεκριμένος. Είναι μια πρόταση που μπορεί να εφαρμοστεί άμεσα αρκεί να υπάρξει η αντίστοιχη διοικητική ή «πολιτική» βούληση!
Θα πρέπει να ενισχυθούν οι προσπάθειες δημιουργίας μικρών «οάσεων» λειτουργικών και ποιοτικών υπηρεσιών, για να καταφέρουμε να διατηρήσουμε το ενδιαφέρον των δημιουργικών συναδέλφων πληροφορικής και να δούμε κάποια στιγμή πιο φιλικές και ποιοτικές δημόσιες υπηρεσίες.
Κύριε Μπίτση,
Αν όλοι όσοι κάνουν μια εργασια, κάτσουν και σκεφθούν τα βήματα για την ολοκλήρωσή της,τότε πολύ εύκολα αυτά θα μπούν σε flow chart και θα προκύψει το πως μπορεί να γίνει συντομώτερα, λιγο γραφειοκρατικά, οικονομικότερα. Η πρόταση σας αξίζει προσοχής.
kga
Σαφώς το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τα πράγματα και σαφώς μπορεί να επεκταθεί σε όλες τις Δημόσιες Υπηρεσίες.
Είναι πράγματι παράλογο, ένας να γράφει ένα κείμενο ηλεκτρονικά, το τυπώνει για να το υπογράψει ο Διευθυντής (που πολλές φορές ούτε που το διαβάζει), τα φακελώνει και το στέλνει με το ταχυδρομείο ή τον κλητήρα.
Σαφώς η πρόταση αξίζει προσοχής. Ας εφαρμοστεί πιλοτικά σε μία Υπηρεσία ή ένα Υπουργείο. Μπορεί να γίνει άμεσα.
Ασφαλώς, η διασύνδεση στο Σύζευξις, τα ψηφιακά πιστοποιητικά και λογισμικό Open Source είναι δράσεις υποδομής που δεν θα πρέπει να παραμεληθούν.
Η Τήρηση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου πρέπει να γίνει με ανάλογες εφαρμογές που διαθέτουν δικλίδες ασφαλείας που ορίζονται και για το χειρόγραφο πρωτόκολλο.
Το Excel ή αντίστοιχα προϊόντα δεν είναι βολικά.
Προσωπικά έχω αναπτύξει εφαρογή πρωτοκόλλου (client/server) σε delphi και MsSql Server και χρησιμοποιείται εδώ και χρόνια σε δημόσιες υπηρεσίες και Γραφεία εκπαίδευσης (δωρεάν παραχώρηση)
Αγαπητέ Θ.Π. Το Excel είναι το άμεσο πρώτο βήμα που μπορεί να υλοποιηθεί εύκολα. Στόχος μου ήταν να δώσω μια άμεση υλοποίησιμη λύση. Η αρχή είναι το ήμισυ του παντός. Επίσης ήθελα με την πρόταση μου να επισημάνω το γεγονός ότι η τεχνολογία είναι ΕΔΩ και μάλιστα δωρεάν πολλές φορές. Αρκεί η «πολιτική βούληση» για να την χρησιμοποιήσουμε. Παρόλα αυτά με μεγάλη μου χαρά δέχομαι την δωρεάν παραχώρηση της εφαρμογής που υλοποιήσατε για το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο. Επικοινωνήστε μαζί μου στο email.
Ναι! σε οτιδήποτε συμβάλλει στην κατάργηση της χειρόγραφης γραφειοκρατικής διαδικασίας, η οποία πρέπει να καταργηθεί.
Ναι! στη ηλεκτρονική ψηφιοποίηση των δεδομένων
Προσοχή στο λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί.
Ψηφιακές υπογραφές και πιστοποιητικά.
Ομοιόμορφη δομή και
Ο σκοπός είναι να συρρικνωθεί ο χαμένος εργασιακός χρόνος και να απλουστευθεί η διαδικασία, η οποία θα μπορεί να αναπαραχθεί, να ταξινομηθεί, να αρχειοθετηθεί και να διαφυλαχτεί.
Παράλληλα να συνδεθεί κάθε ημερολογιακή εγγραφή με το αντίστοιχο θεματικό αρχείο που καταγράφεται και τον εκάστοτε παραλήπτη.
Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση των αρχείων και την εξοικονόμηση χρόνου!
Φαντάζομαι την ημέρα που κάθε εισερχόμενο έγγραφο σε δημόσια υπηρεσία θα είναι ψηφιοποιημένο ή θα σκανάρεται στο πρωτόκολλο, η εσωτερική διακίνηση εγγράγων θα γίνεται μόνο ηλεκτρονικά, η ηλεκτρονική υπογραφή του δημοσίου λειτουργού θα πιστοποιείται με ασφάλεια,ο πολίτης θα πληροφορείται το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η όποια αίτηση του πληκτρολογώντας την ηλεκτρονική του ταυτότητα και τον αριθμό πρωτ. της αίτησης του και θα λαμβάνει το τελικό αποτέλεσμα ηλεκτρονικά (ή και γραπτά αν το επιθυμεί). Μην μου πείτε ότι ονειρεύομαι.Το υλοποίησα στην κλίμακα μιας απαιτηττικής δραστηριότητας. Για το δημόσιο μοιάζει μεγάλο άλμα. Όμως είμαστε εδώ για ανατροπές.
Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ -ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ – ΔΙΑΘΕΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΤΟΝ ΙΔΙΩΤΙΚΟ ΤΟΜΕΑ ΕΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΙ ΑΚΟΜΑ ΚΑΙ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ ΠΡΙΝ 10 ΤΟΥΛΑΧΙΣΤΟΝ ΧΡΟΝΙΑ, ΙΔΙΑΙΤΕΡΑ ΣΕ ΠΟΛΥΕΘΝΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΠΟΛΛΑ ΒΡ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ, ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ, ΙΑΤΡΙΚΕΣ…ΕΝΑ ΑΚΟΜΑ ΚΑΛΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Ο ΕΘΝΙΚΟΣ ΜΑς ΑΕΡΟΛΙΜΕΝΑΣ ΑΘΗΝΩΝ. ΟΜΩς ΣΤΟ ΔΗΜΟΣΙΟ ΕΥΡΥΤΕΡΟ ΤΟΜΕΑ, ΠΟΥ Η ΓΗΡΑΝΣΗ ΚΑΙ Η ΕΛΛΕΙΨΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ, ΣΕ ΤΟΜΕΙΣ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΟΥΝ ΕΙΔΙΚΕΣ ΓΝΩΣΕΙς ΑΡΑ ΚΑΙ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ, ΚΑΙ ΟΧΙ ΤΟΥς ΚΛΗΤΗΡΕΣ, ΝΟΣΗΛΕΥΤΕΣ…., ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΠΑΡΕΙ ΜΕΤΑΤΑΞΕΙΣ ΣΕ ΑΛΛΕΣ ΘΕΣΕΙς, ΟΙ ΟΠΟΙΟΙ ΚΑΛΥΠΤΟΥΝ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΓΚΕΣ, ΕΚΤΟΣ ΓΝΩΣΤΙΚΟΥ ΤΟΥΣ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ. ΣΥΝΕΠΕΙΑ ΑΥΤΩΝ ΤΩΝ ΑΥΘΑΙΡΕΤΩΝ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΕΩΝ ΕΙΝΑΙ Η ΜΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗ ΧΡΗΣΗ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΣΕ ΚΑΤΑΛΛΗΛΕΣ ΘΕΣΕΙς Ή Η ΠΛΗΡΩΣΗ ΤΩΝ ΘΕΣΕΩΝ ΑΥΤΩΝ ΧΩΡΙΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ. ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΥΓΕΙΑΣ ΠΟΥ ΥΠΗΡΕΤΩ ΕΔΩ ΚΑΙ 30 ΧΡΟΝΙΑ, Ο ΥΠΟΛΙΣΤΗΣ ΣΕ ΑΡΚΕΤΕΣ ΘΕΣΕΙς ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΤΡΑΠΕΖΑΚΙ ΓΙΑ ΝΑ ΑΚΟΥΜΠΑΜΕ ΤΟΝ ΚΑΦΕ ΜΑΣ. ΣΤΗΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΝΟΣΗΛΕΥΤΙΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΝΤΑΙ ΑΤΟΜΑ ΑΠΟ ΜΕΤΑΤΑΞΕΙΣ, ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΚΑΜΙΑ ΥΠΕΧΡΕΩΣΗ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΟΥΝ ΤΙ ΣΗΜΑΙΝΕΙ ΨΗΦΙΑΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ, ΠΩΣ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ …ΚΑΙ ΤΟΣΑ ΑΛΛΑ, ΟΠΩΣ ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ ΤΟΥ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟΥ ΠΟΥ ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΠΗΓΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (ELECTRONIC PATIENT RECORD)…ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ ΤΗ ΓΝΩΣΗ ΚΑΙ ΤΗ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟΣΙΟ ΠΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΝΤΑΙ ΤΗΝ ΕΧΟΥΝ. ΠΟΙΟΣ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ. ΕΙΜΑΙ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΔΡ ΙΑΤΡΙΚΗΣ ΑΘΗΝΩΝ. ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΗ ΣΤΗΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗς ΙΑΤΡΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ. ΕΘΕΣΑ ΤΗΝ ΕΝΤΟΝΗ ΑΝΗΣΥΧΙΑ ΜΟΥ ΟΧΙ ΓΙΑ ΜΕΝΑ ΑΛΛΑ ΓΙΑ ΤΟΥς ΦΟΙΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΟΔΗΓΟΥΜΕ ΣΕ ΜΙΑ ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΧΩΡΙΣ ΑΞΙΕΣ. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΤΟ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΣΤΙς ΚΑΤΑΛΛΗΛΕΣ ΘΕΣΕΙς. ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΕΙΝ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ ΠΟΛΛΑ ΧΡΟΝΙΑ ΠΡΙΝ ΣΕ ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ ΧΩΡΕς ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΚΑΙ ΕΜΕΙΣ.
Μια μικρή παρατήρηση,
Συμφωνώ απόλυτα με τον κ.ΚΩΣΤΑΚΗ, με μια μικρή «βελτίωση»
να είναι ΑΝΟΙΧΤΟ!!!
δηλαδή να μπορεί οποιοσδήποτε να δει οποιοδήποτε έγγραφο (με μια διαβάθμιση για τα εμπιστευτικά) οποιαδήποτε υπουργείου / υπηρεσίας για να υπάρχει διαφάνεια. Αυτό θα μπορούσε να υπλοποιηθεί με κάποιο κεντρικό σύστημα πρωτοκόλλου
οφέλη:
1)Το πιο βασικό, Πρωτού κάποια δημόσια υπηρεσία βγάλει μια σκανδαλώδη απόφαση, θα το σκέφτεται διπλά και τριπλά, από τη στιγμή που τώρα απλά καταχωνιάζεται σε κάποιο ράφι.
2) Δεν θα μπορόυν να γίνουν παρατυπίες (μεταχονολογημένες καταχωρήσεις / διορθώσεις)
3) εξοικονόμηση πόρως από αυτά που αναφέρατε πιο πάνω (εκτύπωση / εύρεση / κατάργηση των αρχείου που πιάνει αρκετό χώρο στις υπηρεσίες κ.α.)