Η απλοποίηση διαδικασίας υπογραφών (ή ενημέρωσης ή διαδικασίας) θα μπορούσε να εφαρμοστεί σε όσες υπηρεσίες του δημοσίου διαθέτουν ψηφιακή πλατφόρμα εργασίας. Οι περισσότερες υπηρεσίες κεντρικών υπουργείων, περιφερειακών υπηρεσιών και οργανισμών δημοσίου έχουν πλήρη μηχανοργάνωση. Δηλαδή όλα τα pc της υπηρεσίας μπορούν (ή έχουν τη δυνατότητα) να δουν το server, να μοιραστούν έγγραφα, εργασίες, πληροφορίες. Η πρόταση μπορεί να λειτουργήσει σε πρώτη φάση στις υπηρεσίες με μηχανοργάνωση. Πρόκειται για αμιγώς εσωτερική διαδικασία, άρα δεν χρειάζεται ηλεκτρονική υπογραφή.

(Παράδειγμα εργασίας)
Έρχεται στο πρωτόκολλο της υπηρεσίας ένα έγγραφο(σε χαρτί). Η συνήθης διαδικασία είναι ότι το ο έγγραφο θα πρωτοκολληθεί(στάδιο1), θα μπει στα εισερχόμενα, θα περιμένει υπογραφή από το προσωπάρχη(στάδιο2), θα πάει μετά στο γενικό διευθυντή και θα περιμένει υπογραφή(στάδιο3). Όταν το δει ο γενικός διευθυντής, το «κοινοποιεί» στο αρμόδιο τμήμα(στάδιο4). Εκεί περιμένει σειρά στα χαρτιά του προϊσταμένου του τμήματος(στάδιο5) μέχρι ο προιστάμενος το «χρεώσει» σε έναν υπάλληλο που θα ασχοληθεί με το θέμα(στάδιο6). Ο υπάλληλος (στη συνήθη διαδικασία ) πρέπει να ασχοληθεί με τα όσα ζητά το έγγραφο για να το απαντήσει(στάδιο7). Στη συνέχεια το απαντητικό έγγραφο θα πάει στο προϊστάμενο του τμήματος για έλεγχο και μονογραφή(στάδιο8). Πηγαίνει στο γενικό διευθυντή για υπογραφή(στάδιο 9)αλλά ο διευθυντής ζητά και νομική συμβουλή οπότε στέλνει το έγγραφο στη νομική υπηρεσία για έλεγχο νομιμότητας(στάδιο10). Ο επικεφαλής της νομικής υπηρεσίας το «χρεώνει» σε έναν εκ των νομικών της υπηρεσίας (στάδιο 11). Ο νομικός απαντά(στάδιο 12), το δίνει στο διευθυντή ο οποίος το υπογράφει(στάδιο 13). Το έγγραφο επιστρέφει στο γενικό διευθυντή για υπογραφή(στάδιο 14) κι όταν υπογραφεί επιστρέφει στο πρωτόκολλο για αναρτηθεί στη Διαύγεια(στάδιο 15) και να πάρει αριθμό εξερχόμενου(στάδιο 16).
Και να αποσταλεί.
(Πρόταση)
Σε κάθε υπηρεσία ο Διευθυντής Διοικητικών Υπηρεσιών (ή προσωπάρχης)γνωρίζει τα πρόσωπα, τα τμήματα, τις εργασίες, τις αρμοδιότητες και ελέγχει και το πρωτόκολλο. Το έγγραφο που έρχεται στο πρωτόκολλο παίρνει αριθμό και αναρτάται από το διευθυντή (στάδιο1)στην πλατφόρμα του τμήματος που πρέπει να λύσει το θέμα. Ο προιστάμενος του τμήματος το χρεώνει ψηφιακά σε εργαζόμενο(στάδιο2) (και ενημερώνεται έτσι και ο υπάλληλος που θα απαντήσει το έγγραφο)και (ψηφιακά) ενημερώνει γενικό διευθυντή και πρωτόκολλο ποιος υπάλληλος χειρίζεται το θέμα (στάδιο 3). Δηλαδή ο γενικός διευθυντής και το πρωτόκολλο γνωρίζουν από τη πρώτη-έστω δεύτερη- μέρα που ένα έγγραφο εισέρχεται στην υπηρεσία ποιος εργαζόμενος ασχολείται με το θέμα. Και φυσικά ο γενικός διευθυντής ενημερώνεται και για το θέμα του εγγράφου και για τον αρμόδιο υπάλληλο. Ο εργαζόμενος που έχει αναλάβει το θέμα, κοινοποιεί το έγγραφο (ψηφιακά) και στη νομική υπηρεσία(στάδιο 4) ζητώντας έλεγχο νομιμότητας. Η ψηφιακή συνεργασία αρμόδιου υπαλλήλου και νομικού οδηγεί σε έγγραφο (έτοιμο για αποστολή/απάντηση)το οποίο ψηφιακά αποστέλλεται στο πρωτόκολλο (στάδιο 5)παίρνει υπογραφή από το γενικό διευθυντή (στάδιο 6).
Και αποστέλλεται.

Η προτεινόμενη ψηφιακή διαδικασία προσφέρει:
1.Δυνατότητα να δει ο διευθυντής ή προϊστάμενος ποιος εργαζόμενος έχει χρεωθεί μια εργασία. 2. Δίνει δυνατότητα ελέγχου πόσες υποθέσεις έχει ο κάθε εργαζόμενος(παραγωγικότητα). 3. Δίνει άμεσα αποτελέσματα αποτελεσματικότητας για την αξιολόγηση. 4. Έχει 10 στάδια λιγότερα από τις σημερινές διαδικασίες όπου έγγραφα παραμένουν «ξεχασμένα» επί μήνες σε συρτάρια. 5. Εφόσον εργαζόμενος αποχωρήσει απότομα λόγω ασθένειας ή άλλου λόγου, υπάρχει άμεσος έλεγχος εκκρεμών υποθέσεων. 6. Υποστηρίζει τη διαφάνεια αποφάσεων και διαδικασιών. 7. Εξοικονομεί χαρτί και χρήμα. 8. Δίνει ίσες-μετρήσιμες δυνατότητες σε όλους τους εργαζόμενους να αναλάβουν μια εργασία, να αναλάβουν πρωτοβουλία όπου χρειαστεί και να την ολοκληρώσουν. 9. Αν ο άμεσος προϊστάμενος ενός εργαζόμενου δεν του αναθέτει εργασία (διαδικασία «ψυγείου)αυτό προκύπτει εύκολα με μια επίσκεψη στο ψηφιακό τόπο του συγκεκριμένου τμήματος.