H πρόταση έχει να κάνει με την εφαρμογή πληροφοριακού συστήματος για τη μείωση της γραφειοκρατίας στην επικοινωνία μεταξύ διαχειριστικών αρχών και δικαιούχων του ΕΣΠΑ και την καλύτερη παρακολούθηση των διαγωνιστικών διαδικασιών που διεξάγονται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.
Από την προηγούμενη εμπειρία μου σε ειδική υπηρεσία, έχω διαπιστώσει μεγάλη γραφειοκρατία και καθυστερήσεις στον προληπτικό ελέγχου προκηρύξεων / συμβάσεων και στον έλεγχο της διαδικασίας των διαγωνισμών εκ μέρους των διαχειριστικών αρχών. Αυτό οφείλεται στο ότι δεν υπάρχουν πρότυπα διακηρύξεων και συμβάσεων, που πλέον αποτελούν μέρος της προκήρυξης, με αποτέλεσμα η διαχειριστική αρχή να καθυστερεί στον έλεγχο, αλλά και να εμφανίζονται περιπτώσεις που για τα ίδια κείμενα προκηρύξεων η ίδια διαχειριστική αρχή έκανε διαφορετικές παρατηρήσεις, π.χ. για τους λόγους απόρριψης προσφοράς, τις προϋποθέσεις συμμετοχής κλπ.
Η έλλειψη προτυποποίησης προκηρύξεων / συμβάσεων δημιουργεί προβλήματα και στην εκτέλεση της σύμβασης. Τέτοιους είδους προβλήματα παρουσιάζονται για παράδειγμα στον υπολογισμό του τελικού – απολογιστικού – τιμήματος της σύμβασης , ειδικά για έργα παροχής υπηρεσιών. Τέλος, για τον έλεγχο του διαγωνισμού ο φορέας – δικαιούχος είναι υποχρεωμένος να αποστείλει στη διαχειριστή αρχή ή στο Ελεγκτικό Συνέδριο (ανάλογα με το ύψος του διαγωνισμού) μία κούτα με φωτοτυπίες των σχετικών εγγράφων! Το ζήτημα αυτό μάλλον έχει υποπέσει στην αντίληψη του νομοθέτη και έτσι με το Ν. 3840/2010 τροποποιείται παλαιότερη ρύθμιση του 3614/2007 και θεσπίζεται ο προληπτικός έλεγχος και ο έλεγχος της διαγωνιστικής διαδικασίας μόνο για διαγωνισμούς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των Κοινοτικών Οδηγιών.
Προκειμένου να αντιμετωπιστεί αυτό το ζήτημα προτείνω τη δημιουργία ενός συστήματος που θα υποστηρίζει την παραγωγή σχεδίων προκηρύξεων και συμβάσεων με βάση προσυμφωνημένα πρότυπα. Τα πρότυπα θα είναι εγκεκριμένα από την Ειδική Υπηρεσία Θεσμικής Υποστήριξης και τις ανά περίπτωση διαχειριστικές αρχές και με βάση κανόνες που έχουν ενσωματωθεί στο σύστημα θα προσαρμόζονται αυτόματα ανάλογα με τις επιλογές του χρήστη, τον προϋπολογισμό του διαγωνισμού, του τρόπου διενέργειας, κλπ. Ο χρήστης θα συμπληρώνει επιλεγμένα στοιχεία του διαγωνισμού μέσω web φορμών, και τελικά θα δημιουργείται αυτόματα το αρχείο της προκήρυξης (.doc ή .odt). Η προτυποποίηση θα βασιστεί σε XML σχήματα ώστε να διασφαλίζεται η συμβατότητα με τα πρότυπα διαλειτουργικότητας του Υπ. ΕΣ. Πέρα από τα άμεσα οφέλη στη δημιουργία της προκήρυξης και στον προληπτικό έλεγχο, η εφαρμογή ενός συστήματος προτυποποίησης, αφενός θα συνέβαλε την ελαχιστοποίηση των λαθών που οδηγούν σε μη επιλεξιμότητα δαπανών και αφετέρου θα επέτρεπε να υπάρχει άμεσα πλήρης και εποπτική εικόνα όλων των προκηρύξεων του ΕΣΠΑ, καθώς τα μεταβλητά στοιχεία της προκήρυξης θα ήταν αποθηκευμένα σε βάση δεδομένων για την παραγωγή αναφορών.
Τα πρότυπα βέβαια δεν θα είναι στατικά αλλά θα επικαιροποιούνται ανάλογα με τις αλλαγές στο θεσμικό πλαίσιο και το εν γένει νομικό περιβάλλον, όπως κάθε φορά αυτό εξειδικεύεται από δικαστικές αποφάσεις, και βέβαια θα μπορούν να προσαρμόζονται στις πιθανές ιδιαιτερότητες των φορέων – δικαιούχων. Το σύστημα θα μπορούσε να είναι ανοικτό, ώστε οι κανόνες για την παραγωγή της προκήρυξης (δηλαδή η επιχειρησιακή λογική που ενσωματώνεται σε κάθε αντικείμενο – πρότυπο προκήρυξης) να απεικονίζονται με κατανοητή μορφή στους απλούς χρήστες, ώστε να διαχέεται η γνώση ανάμεσα στους φορείς που διενεργούν διαγωνισμούς.
Τέλος, θα μπορούσε να εφαρμοστεί ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών για τον έλεγχο της διαγωνιστικής διαδικασίας που να λαμβάνει υπόψη όλα τα πιθανά διοικητικά ή δικαστικά στάδια, ώστε να καταργηθεί επιτέλους η διακίνηση κουτιών εγγράφων και οι άσκοπες φωτοτυπίες. Παρόμοια, διάφορα δημόσια έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία του διαγωνισμού θα μπορούσε να παράγονται αυτόματα από το σύστημα με βάση προκαθορισμένα πρότυπα εγγράφων.
Οι τεχνικές και επιχειρησιακές πλευρές για την εφαρμογή της πρότασης μπορούν να περιγραφούν περαιτέρω, εφόσον επιλεγεί από την αρμόδια επιτροπή.