Η πρόταση του Τμήματος Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων αφορά στη δημιουργία μιας δικτυακής (web based) εφαρμογής η οποία θα δίνει τη δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας του ΜΤΠΥ, αλλά και άλλων Ταμείων ασφάλισης και συνταξιοδότησης με τους εκκαθαριστές των δημοσίων υπηρεσιών για θέματα που αφορούν στις λειτουργίες των Ταμείων.

Το πρόβλημα

Μέχρι πρότινος η επικοινωνία με τους εκκαθαριστές των υπηρεσιών γίνονταν εξατομικευμένα και σε περιπτώσεις που υπήρχε κάποιο πρόβλημα. Σε περίπτωση που το ΜΤΠΥ ήθελε να επικοινωνήσει μαζικά με τους εκκαθαριστές των Δημοσίων Υπηρεσιών και ΝΠΔΔ η επικοινωνία υλοποιούνταν μέσω ταχυδρομείου, με όλα τα συνακόλουθα κόστη για τη διεκπεραίωσή της.

Η ωριμότητα της πρότασης

Ήδη το ΜΤΠΥ εγκαινίασε τη μαζική ηλεκτρονική αλληλογραφία με τη δημιουργία Μail List, η οποία έχει προκύψει από τη Βάση Δεδομένων Φορέων και Υπηρεσιών Δημοσίου που δημιούργησε το ΜΤΠΥ. Στη Βάση Δεδομένων του ΜΤΠΥ υπάρχουν καταχωρισμένες περί τις 24.000 Υπηρεσίες και Φορείς.

Η εξοικονόμηση πόρων

Τα οικονομικά μεγέθη, υπολογισμένα για τη μαζική αποστολή 15.000 ταχυδρομικών φακέλων προς εκκαθαριστές υπηρεσιών για μια αποστολή και μόνο για το ΜΤΠΥ δίνουν όφελος (εκτός της προμήθειας του συστήματος επικοινωνίας περί τα 16.000 €.

Σημειώνουμε ότι τα Ταμεία συναλλάσσονται υπηρεσιακά κατά 95% με τους ίδιους εκκαθαριστές. Ενδεικτικά κι όχι περιοριστικά υπάρχει η δυνατότητα να γίνει χρήση της mail list από:
– το ΓΛΚ (Κλάδος σύνταξης)
– το ΤΕΑΔΥ
– το ΤΠΔΥ
– το Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων
– το taxis net
– τις Δ.Ο.Υ.
– το ΥΠ.ΕΣ.
– το Υπουργείο Οικονομικών
– Λοιπά Υπουργεία

Μέση εξοικονόμηση για το ΜΤΠΥ ανά αποστολή (περίπου) 16.000 €. Με 20 αποστολές το χρόνο (εγκύκλιοι, νομοθεσία κλπ) και έξι υποθετικούς χρήστες – Δημόσιες Υπηρεσίες του κοινού συστήματος επικοινωνίας, το οικονομικό όφελος ανέρχεται σε 16.000 € Χ 20 Χ 6 = 1.920.000 € το χρόνο.

Αν γενικευτεί η χρήση της ενιαίας mail list, οι θετικές συνέπειες δεν είναι μόνο οικονομικές, αλλά και περιβαλλοντικές και σε κόστος ανθρώπινης εργασίας. Ενδεικτικά αναφέρουμε τα οφέλη από τον περιορισμό:
– της κατανάλωσης χαρτιού
– της κατανάλωσης μελανιού
– της κατανάλωσης ενέργειας
– του κόστους σε ανθρωποώρες.

Υπάρχει συγκεντροποιημένη διαδικασία όπου θα γίνεται καταγραφή της αλληλογραφίας για συγκεκριμένα θέματα των υπηρεσιών και θα εξάγονται στατιστικά στοιχεία για την ηλεκτρονική επικοινωνία του Δημοσίου.

Το σύστημα επικοινωνίας μπορεί να επεκταθεί και σε ομάδες πολιτών -χρηστών των υπηρεσιών του Δημοσίου (one entry system με χρήση μοναδικού κωδικού) με πολλαπλάσια οφέλη για το Δημόσιο.

Μια πλατφόρμα επικοινωνίας κοστίζει περί τις 10.000 €.
Για χρήση από 6 υπηρεσίες ανεβάζει το κόστος κατά 50% δηλαδή 15.000 €. (ενδεικτικά κόστη).

Τα χαρακτηριστικά του συστήματος είναι τα εξής:
• Αμφίδρομη επικοινωνία υπηρεσιών
• Παραγωγή Στατιστικών στοιχείων (παραλαβή, απόρριψη, ανάγνωση e-mails).
• Ανάρτηση αρχείων (word, excel, pdf κλπ)
• Το σύστημα μπορεί να υποστηρίξει με (add-on) προσθήκη εφαρμογής, αυτόματη ηλεκτρονική πρωτοκόλληση των εξερχομένων από την υπηρεσία Α και αυτόματη ηλεκτρονική πρωτοκόλληση των εισερχομένων στην υπηρεσία Β.
• Το σύστημα μπορεί να υποστηρίξει και ηλεκτρονική υπογραφή η οποία παράγεται αυτόματα με βάση τον λογαριασμό του χρήστη που απέστειλε το μήνυμα (user login account).
• Το σύστημα μπορεί να υποστηρίξει και δυνατότητες εύρεσης εγγράφων (μηχανή αναζήτησης).
• Επικοινωνία με άλλες εφαρμογές του δημοσίου (διασυνδεσιμότητα).