ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ, ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ
ΚΑΙ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

( από τον Σταύρο Μπαντούνα, stavband@yahoo.gr )

Όσοι έχουν ασχοληθεί (και περισσότερο όσοι έχουν εργαστεί) με την Δημόσια Διοίκηση έχουν διαπιστώσει τα προβλήματά της.
Τα κυριότερα σημεία που πάσχει και μπορεί να βελτιωθεί είναι:

Α. Η απίστευτη διαφθορά: Φρενάρει και πνίγει κάθε προσπάθεια…

Όσο και αν αυτό ξαφνιάζει κάποιους, οι εργαζόμενοι στο δημόσιο είναι αυτοί που στενοχωριούνται περισσότερο για την διαφθορά.
Φυσικά, όχι γιατί είναι πιο τίμιοι από τον απλό πολίτη, αλλά επειδή έρχονται σε άμεση επαφή με αυτήν.
Και θα είναι τουλάχιστον γραφικός αυτός που θα κατηγορήσει τους καθαρούς υπαλλήλους (δηλαδή την συντριπτική πλειοψηφία) γιατί δεν καταγγέλλουν την διαφθορά: Τα λαμόγια ΔΕΝ μπήκαν με την αξία τους στις θέσεις κλειδιά αλλά με άνωθεν υποστήριξη. Και όποιος έχει κάνει τον παλικαρά και τους έχει πολεμήσει έχει εξοντωθεί… οικονομικά, ψυχολογικά, εργασιακά.
Όπως και να “χει…
Πρέπει να παταχθεί η διαφθορά αν θέλουμε να λειτουργήσει το σύστημα.

Β. Διακίνηση εγγράφων: Κόστος και καθυστέρηση.
Εκτιμάται ότι το κόστος και οι χαμένες εργατοώρες για τα εκατομμύρια έγγραφα που μετακινούνται ετησίως επιβαρύνει αφάνταστα το σύστημα
α) ταχυδρομικά με μέσο κόστος 1,00 € (συνδυασμός απλών, συστημένων και courier) και χρόνο μετακίνησης τουλάχιστον 2 ημέρες, και
β) με fax με οικονομικό κόστος από 0,50 € έως 1,00 € (σχεδόν ποτέ δεν αρκεί μία κλήση, λιγότερο από το 10% των χρηστών fax γνωρίζουν πως δουλεύει, χρειάζονται κλήσεις για να μάθουμε τον αριθμό και για επιβεβαίωση ότι πήγε, πολλές απορρίψεις και αποτυχημένες προσπάθειες) και μέση καθυστέρηση περίπου 10 λεπτά κάθε ένα.
γ) Και για τους δύο τρόπους πρέπει να συνυπολογίσουμε Ι) το κόστος αναλωσίμων (χαρτί, μελάνια και toner, φάκελοι), ΙΙ) την αγορά, χρήση και απόσβεση του εξοπλισμού -εκτυπωτών, fax, φωτοτυπικών- και ΙΙΙ) τα λάθη και τις επαναλήψεις σε όλα αυτά (πολύ σημαντικό ποσοστό).
Σαν υπάλληλος έχω βαρεθεί να περιμένω πότε θα πάει ή πότε θα έρθει ένα έγγραφο. Να τσακώνομαι με συναδέλφους για το ποιος ή πότε θα πάει την αλληλογραφία στο ταχυδρομείο. Και το «βασανιστήριο του fax»: να περιμένω πότε θα ελευθερωθεί το fax για να στείλω το δικό μου (γιατί ή κάποιος συνάδελφος θα στέλνει, ή θα έρχεται κάποιο fax ή το fax της άλλης υπηρεσίας θα είναι απασχολημένο…) και μετά να παίρνω τηλέφωνο για να επιβεβαιώσω αν πήγε, αν είναι καθαρό κλπ… Μάλιστα -απόλυτα ρεαλιστής- συνάδελφος λέει «κλείστο σε ένα φάκελο και ταχυδρόμησέ το να ξεμπερδεύεις»… Παράνοια!!
Κουράστηκα να τα γράψω, πόσο μάλλον να τα αντιμετωπίζω κάθε μέρα.
Την εποχή του e-mail το fax είναι τεράστιο λάθος.
Γ. Αρχειοθεσία: Τεράστιο κόστος σε χρόνο, χρήμα και κτιριακές υποδομές.
Ασχολήθηκε ποτέ κανένας (στην Ελλάδα) με αυτό το θέμα; Στην υπηρεσία μου (Δήμος) αν έλθει ένας πολίτης και ζητήσει ένα έγγραφο 2, 3 ή 5 ετών θα γίνει ο μεγαλύτερος εχθρός μου. Θα πρέπει να ξοδέψω μια μέρα για να το βρω (αν το βρω…)! Γιατί λόγω περιορισμένου χώρου, στο κτίριο που εργαζόμαστε διατηρούμε μόνο τα 2 τελευταία έτη ενώ τα παλαιότερα τα μεταφέρουμε στο «αρχείο» που βρίσκεται σε άλλο σημείο της πόλης! Πολύ απλά, δεν χωράμε! Μετά, θα πρέπει να το εντοπίσω, να το φέρω στο γραφείο για να εργαστώ στην υπόθεση, ενδεχομένως να το φωτοτυπίσω, και τελικά να το επιστρέψω στη θέση του. Έχω βαρεθεί να λύνω και να δένω φιογκάκια σε χοντρούς φακέλους δεκαετιών… να τρυπάω τα δάχτυλά μου με αρχαίες σκουριασμένες καρφίτσες, να διαπιστώνω ότι το ζητούμενο έγγραφο ήταν θερμικό fax και πλέον δεν διαβάζεται γιατί ξεθώριασε. Βαρέθηκα! Έχω πολύ σοβαρή δουλειά να κάνω, κοστίζω ένα σωρό χρήματα στο κράτος και δεν μπορώ να ψάχνω σαν χαζός σε σκονισμένα ράφια. Μόνο η αναζήτηση εγγράφων κοστίζει καθημερινά στο δημόσιο χιλιάδες μεροκάματα!

Ενδεικτικά και τελείως πρόχειρα, έστω ότι χάνονται 2.000 ημερομίσθια ημερησίως επί 360 μέρες ετησίως, ίσον 720.000 ημερομίσθια, επί 80€ (μικτά, μέσος όρος) μας δίνει τελικά 58.000.000€ (!!!) ετησίως…! Και είναι βέβαιο ότι αυτός ο υπολογισμός είναι κάτω από την πραγματικότητα…

Η ενοικίαση ή αγορά αποθηκευτικών χώρων για τα αχανή αρχεία επίσης κοστίζουν. Αν σήμερα υπάρχουν 2000 χώροι αρχείων με ένα συμβατικό μηνιαίο κόστος 1000€ ο κάθε ένας, τότε κοστίζουν τουλάχιστον 24.000.000€ ετησίως! Και δεν αναφέρομαι μόνο σε ενοικιάσεις. Ακόμα και η κατοχή του χώρου από το Δημόσιο κοστίζει σε συντήρηση αλλά και (κυρίως) σε απόσβεση.

Ανέκαθεν το «χάρτινο αρχείο» ήταν η τελευταία γραμμή άμυνας των διεφθαρμένων (χάθηκε το έγγραφο, κάηκε το αρχείο, πλημμύρισε το υπόγειο κλπ).

Και βέβαια, «αρχείο» σημαίνει εξασφάλιση των εγγράφων στο διηνεκές. Και το χαρτί ΔΕΝ είναι ασφαλές από την ίδια του τη φύση.
ΕΠΙΤΕΛΟΥΣ, ΚΑΤΑΡΓΗΣΤΕ ΤΗΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΣΕ ΧΑΡΤΙ.

Αυτά τα τρία σημεία είναι πράγματι κομβικά: Αν ο υπάλληλος έχει όρεξη για δουλειά, και δεν φθείρεται ψυχολογικά (δηλ. αν παταχθεί η διαφθορά), αν δεν χρονοτριβεί και δεν κουράζεται με την μετακίνηση,την αρχειοθέτηση και την ανάκτηση των εγγράφων, τότε η απόδοσή του θα βελτιωθεί θεαματικά.

Σαν λύση για τα πιο πάνω έχω να προτείνω την πλήρως ηλεκτρονική οργάνωση του Κράτους. Έτσι, ώστε να έχουμε:

1.Άνωθεν έλεγχο της διοίκησης.
2.Διαφάνεια των πράξεων της διοίκησης.
3.Κεντρικό Πρωτόκολλο.
4.Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, διάθεση και μετακίνηση εγγράφων.
5.Εθνικά (κεντρικά τηρούμενα) Δημοτολόγια, Ληξιαρχεία, Μητρώα Αρρένων.
6.Κεντρικό Αρχείο
7.Δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ

Τα πρώτα τρία είναι απολύτως απαραίτητα για την πάταξη της διαφθοράς.
Ποιος θα τολμήσει να κάνει παιχνίδια με το πρωτόκολλο όταν αυτό θα τηρείται κεντρικά, και θα είναι ανοιχτό σε κάθε ενδιαφερόμενο (υπό όρους, βέβαια).
Ποιος θα παραπονεθεί ξανά για αδιαφάνεια όταν οι αποφάσεις και πράξεις της διοίκησης θα είναι υποχρεωτικά και εγγυημένα ανοιχτές στο κοινό;
Με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, διάθεση και διακίνηση των εγγράφων θα πετύχουμε θεαματική αύξηση στην παραγωγικότητα των υπαλλήλων, επιτάχυνση των διαδικασιών και μείωση του κόστους λειτουργίας των υπηρεσιών.
Από τα Κεντρικά τηρούμενα (εθνικά) Δημοτολόγια, Ληξιαρχεία, Μητρώα Αρρένων με συγκεκριμένο τρόπο θα μπορούν να αντλούνται στοιχεία από κάθε αδειοδοτημένη υπηρεσία μειώνοντας σημαντικά τον φόρτο εργασίας και τις καθυστερήσεις.
Το Κεντρικό Αρχείο θα είναι η κεντρική «αποθήκη» όπου θα αποθηκεύονται τα πάντα και θα τα διαθέτει όπου χρειάζονται και πρέπει. Θα είναι εξαρτημένο και ελεγχόμενο από το εθνικό πρωτόκολλο. Κάθε έγγραφο που θα παίρνει πρωτόκολλο, κάθε διοικητική απόφαση, κάθε νόμος και εγκύκλιος, τα πάντα, θα αποθηκεύονται εκεί.
Τέλος, όλα αυτά χρειάζονται ένα ισχυρό και ασφαλές δίκτυο για να λειτουργήσουν και αυτό ήδη υπάρχει. Είναι το ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Θεωρώ ότι είναι το μεγαλύτερο, ακριβότερο και δυσκολότερο κομμάτι του συστήματος και είναι εξαιρετικά θετικό το γεγονός ότι υπάρχει και λειτουργεί. Τεράστιο λάθος της κυβέρνησης (δεν έχει να κάνει με το έργο). Ακόμα και σήμερα σχεδόν όλα τα υπουργεία και περιφέρειες ΔΕΝ είναι μέσα στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Απαράδεκτο, αλλά ευτυχώς διορθώνεται πολύ εύκολα.

Ακόμα πρέπει να προχωρήσει το θέμα του μοναδικού αριθμού πολίτη κάτι αντίστοιχο με το ΑΦΜ το οποίο έχει αναλυθεί εξαιρετικά από άλλους συναδέλφους σε άλλες προτάσεις.

Ας δούμε πως θα λειτουργεί το σύστημα. Και θα παρεμβάλλονται παραδείγματα ώστε να γίνονται πιο κατανοητά τα προβλήματα και οι βελτιώσεις.

ΚΕΝΤΡΙΚΟ (ή Εθνικό) ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ

Τοπολογία:
Πρέπει να δημιουργηθεί ένα κεντρικό πρωτόκολλο. Σε αυτό θα συνδέονται όλοι οι δημόσιοι φορείς. Τοπικά, σε κάθε φορέα, θα υπάρχει το πρωτόκολλο του φορέα. Αυτό, σαν εφαρμογή, θα είναι κοινό για όλους… Αναγκαία συνθήκη για να υπάρχει απόλυτη συμβατότητα. Το τοπικά τηρούμενο πρωτόκολλο ανά τακτά διαστήματα (ανά μία ώρα ίσως…) θα συνδέεται με το κεντρικό πρωτόκολλο και θα το ενημερώνει για τις αλλαγές. Αυτή η τοπολογία επιτρέπει την απρόσκοπτη λειτουργία του φορέα σε ενδεχόμενη διακοπή του δικτύου ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση θα αρχίσει και πάλι (αυτόματα) η ενημέρωση του κεντρικού πρωτοκόλλου.

Χρήση από τον αρμόδιο φορέα:
Κάθε εισερχόμενο έγγραφο θα ψηφιοποιείται (σκανάρεται) υποχρεωτικά και αν απαιτείται (εξαρτάται από την φύση του εισερχομένου) θα τυπώνεται μία σελίδα με τα στοιχεία της πρωτοκόλλησης η οποία και θα συρράπτεται στο έγγραφο. Από αυτή τη στιγμή και μετά, το έγγραφο αυτό θα υπάρχει τόσο μέσα στην υπηρεσία, όσο και στο κεντρικό αρχείο του κράτους, άμεσα διαθέσιμο από κάθε αρμόδιο υπάλληλο, αλλά και ελεγκτή. Κάθε σχετική ενέργεια της υπηρεσίας θα προσκολλάται (συνδέεται) αυτόματα με το έγγραφο αυτό με ταυτόχρονη ενημέρωση του κεντρικού πρωτοκόλλου. Αν ποτέ ο πολίτης (ή υπάλληλος) απευθυνθεί σε κάποια άλλη, ενδεχομένως ανώτερη, υπηρεσία (π.χ. σε υπουργείο ή στο συνήγορο του πολίτη ή στον επιθεωρητή δημόσιας διοίκησης) τότε τα δεδομένα της υπόθεσης θα είναι όλα άμεσα διαθέσιμα, χωρίς καθυστερήσεις, αναζητήσεις, ή δικαιολογίες. Εννοείται ότι θα ελέγχεται αν έγινε σωστά η πρωτοκόλληση και, αν όχι, θα αποδίδονται ευθύνες.
Αντίστοιχα, κάθε εξερχόμενο έγγραφο που θα παίρνει πρωτόκολλο θα μετατρέπεται σε αρχείο pdf και θα αποθηκεύεται στο κεντρικό αρχείο. Αν πρέπει να συνεχιστεί η επεξεργασία του από άλλη υπηρεσία ή από τον ενδιαφερόμενο πολίτη θα μπορεί να συνοδεύεται από το αρχικό, επεξεργάσιμο, αρχείο, το οποίο όμως δεν θα φέρει τα στοιχεία επικύρωσης (στοιχεία υπαλλήλου και πρωτοκόλλου)
Αυτονόητο είναι ότι δεν θα είναι δυνατή η αλλαγή των στοιχείων του πρωτοκόλλου. Αν αυτό συμβεί σε τοπικό επίπεδο, τότε θα υπάρχει ασυμφωνία των δεδομένων του τοπικού με το κεντρικό πρωτόκολλο, η οποία και θα επισημαίνεται άμεσα.
Γι” αυτό αν χρειαστεί κάποια διόρθωση ή προσθήκη, η επέμβαση του χειριστή θα είναι αυστηρά και μόνο προσθετική (με άμεση και αυτόματη -εννοείται- ενημέρωση του κεντρικού). Έτσι θα διατηρούνται τα αρχικά στοιχεία ώστε να είναι δυνατός ο έλεγχος.

Διαβάθμιση δικαιωμάτων αναγνωστών:
Το πρωτόκολλο θα είναι διαθέσιμο στο κοινό υπό όρους. Δηλαδή θα υπάρχει διαβάθμιση στα δικαιώματα πρόσβασης. Έτσι, θα είναι ανοιχτές στο κοινό όλες οι αποφάσεις της διοίκησης, ενώ δεν θα είναι ανοιχτά όσα σχετίζονται με ευαίσθητα δεδομένα (π.χ. ποινικά μητρώα).
Η διαβάθμιση αυτή θα πρέπει να ορισθεί από συνέδριο ικανού αριθμού εργαζομένων και όχι διοικούντων ή πολιτικών. Μάλιστα, οι εργαζόμενοι αυτοί δεν θα πρέπει να είναι προϊστάμενοι. Οι σύνεδροι θα πρέπει να έχουν επιλεγεί τυχαία (με κλήρωση).
Η απόφαση του συνεδρίου θα επικυρωθεί από την κυβέρνηση με νόμο για να μπορεί να εφαρμοσθεί και να μη μπορεί να προσβληθεί δικαστικά η δημοσιοποίηση δεδομένων που για κάποιους θα θεωρούνται ευαίσθητα δεδομένα.

Καταχωρούμενα δεδομένα:
Το προηγούμενο συνέδριο θα επιλέξει μία επιτροπή που θα μελετήσει το είδος των δεδομένων που θα πρωτοκολλούνται. Θα πρέπει να είναι ένα λογικό πλήθος δεδομένων ώστε να μπορεί να τηρείται ρεαλιστικά και να μην αυξάνει την γραφειοκρατία.

Απαραίτητος εξοπλισμός:
Σκάνερ μεγέθους εγγράφων Α3 με αυτόματη τροφοδοσία πρωτοτύπων.
Σκάνερ μεγέθους εγγράφων Α0 για τις τεχνικές υπηρεσίες.
Τράπεζα φωτογράφισης για βιβλία μεγάλου μεγέθους.

Σύνδεση με έγγραφα (Κεντρικό Αρχείο):

Αυτό είναι το κομβικό σημείο.

Η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών θα είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ηλεκτρονική.

Για την διασφάλιση αυτής της συνθήκης αυτής θα πρέπει να ορισθεί ότι ένα έγγραφο ΔΕΝ θα έχει ισχύ αν δεν έχει πρώτα καταχωρηθεί στο Κεντρικό Αρχείο (κάτι που θα γίνεται αυτόματα με την διαδικασία της πρωτοκόλλησης).
Π.χ. μία απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου ή Δήμαρχου δεν θα είναι εκτελεστή αν δεν έχει πρώτα καταχωρηθεί στο Κεντρικό Πρωτόκολλο και αποθηκευτεί στο Κεντρικό Αρχείο. Επιπλέον, έτσι θα καθορίζεται και η ακριβής χρονική στιγμή εφαρμογής της πράξης.

Για τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν σε υπολογιστή αυτό είναι απλό. Αν όμως πρέπει να επισυνάπτονται και άλλα έγγραφα που βρίσκονται στην υπηρεσία (παλιό αρχείο, χειρόγραφες ή έντυπες αιτήσεις πολιτών, χάρτες κλπ) αυτά θα σκανάρονται και θα επισυνάπτονται σε ψηφιακή μορφή.

Εδώ είναι η εκπληκτική χρησιμότητα του Κεντρικού Αρχείου:
Κάθε έγγραφο αποθηκεύεται για πάντα σε αυτό, με όλα του τα συνημμένα, και καθώς είναι αδύνατη η διαγραφή ή τροποποίηση από οποιονδήποτε χρήστη.
α) Εξαλείφονται καταστάσεις αμφιβολιών:
i.Ο αποδέκτης δεν θα μπορεί να ισχυριστεί ότι δεν έλαβε ένα συνημμένο στοιχείο ή και όλο το έγγραφο.
ii.Ο αποστολέας δεν θα μπορεί να πει ότι έστειλε κάτι χωρίς να το έχει κάνει.
iii.Τέλος στο πρόβλημα «χάθηκε στον δρόμο… ή στο fax» !!!
iv.Ο αποστολέας έχει απόδειξη ημερομηνίας κατάθεσης (πόσες φορές στέλνουμε έγγραφα με courier ειδικά για να μας φέρουν πρωτόκολλο και αποδεικτικό παραλαβής.
β) Δεν χάνονται πια τα έγγραφα.
γ) Δεν δημιουργούνται στοίβες εγγράφων που πνίγουν γραφεία και υπαλλήλους.
δ) Ακόμα και αν καταστραφεί ένας υπολογιστής σε κάποια υπηρεσία δεν θα χαθεί ΟΥΤΕ ΜΙΑ υπόθεση. Το αρχείο θα είναι ασφαλές κεντρικά αφού -εξυπακούεται- θα λαμβάνονται όλα τα προληπτικά μέτρα ασφαλείας (BACK-UP, MIRRORING κλπ).

Το θέμα αυτό είναι αρκετά σοβαρό για να αναλυθεί από ένα άτομο και σε ένα τόσο μικρό κείμενο αλλά οπωσδήποτε είναι εφικτό αν ασχοληθούν με αυτό ειδικοί και το κυριότερο αν υπάρχει πολιτική βούληση.