Εθνικό Αρχείο Προσωπικών Εγγράφων

Υπάρχει μία μεγάλη κατηγορία εγγράφων που αφορούν τους πολίτες και εκδίδονται απο δημόσιους οργανισμούς και υπηρεσίες. Τα έγγραφα αυτά απαιτούνται πάλι απο το δημόσιο και τους οργανισμού ως αποδεικτικά ταυτότητας ή στοιχεία τεκμηρίωσης προσόντων και δικαιωμάτων κατα τις συναλλαγές του Πολίτη με το Δημόσιο . Ενδεικτικά αναφέρω τα Πιστοποιητικά γέννησης, τίτλοι σπουδών, Ληξιαρχικές πράξεις, Επαγγελματικές άδειες, Πιστοποιητικά Υγείας και δεκάδες άλλα έντυπα.

Ο Πολίτης οδηγείται πολλές φορές στη ζωή του στα ΚΕΠ ή στους Δήμους για να πάρει ένα πιστοποιητικό γέννησης ή να επικυρώσει ένα αντίγραφο αστυνομικής ταυτότητας. Οι εργατοώρες που απαιτούνται για την έκδοση, παραγωγή αντιγράφων, επικυρώσεις αντιγράφων κλπ είναι πολλές και η ταλαιπωρία Πολιτών και Υπηρεσιών σημαντική.

Προτείνω την δημιουργία μίας βάσεως δεδομένων που θα την χειρίζονται κατ’αρχήν μόνο οι δημόσιες υπηρεσίες και αργότερα μπορεί να επεκταθεί και στον ιδιωτικό τομέα.
Ο πολίτης θα γνωρίζει για κάθε προσωπικό του έντυπο έναν κωδικό τον οποίο
αναφέρει ή τον αναγράφει στην αίτησή του προς την υπηρεσία, που θα ζητήσει το έντυπο αυτό.

Σ’αυτη την Dbase θά έχουν πρόσβαση ελεγχόμενη οι υπηρεσίες και με απολύτως συγκεκριμένα δικαιώματα Append-Read-Edit-Delete για κάθε χρήστη και κάθε κατηγορία εντύπου .

Παράδειγμα λειτουργίας

Ο πολίτης θέλει να εγγράψει το παιδί του στο Δημοτικό Σχολείο.

Το Δημοτικό σχολείο απαιτεί ληξιαρχική πράξη γέννησης του παιδιού

Ο Πολίτης απευθύνεται στον Ληξιαρχείο του Δήμου

Ο Ληξίαρχος εκδίδει την Ληξιαρχική Πράξη

Την Καταχωρεί στο Πρωτόκολλο του Δήμου

Την Ψηφοποιεί (scanning) και την Καταχωρεί στη Εθνική Dbase

Αν έγινε κάποιο λάθος μπορεί ο Ληξίαρχος να το αποκαταστήσει διότι έχει δικαίωμα Read-Write-Edit-Delete στην κατηγορία “ Ληξιαρχικές Πράξεις”

Το σύστημα δίνει ένα μοναδικό Κωδικό τον οποίο τηλεφωνικά με SMS ή με ΦΑΞ ή με e-mail ή με επιστολή κοινοποιεί στον Πολίτη.

Το πρωτότυπο της Ληξιαρχικής Πράξης φυλλάσσεται στο αρχείο του Δήμου με τον κλασσικό τρόπο, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί το γνήσιο της όλης διαδικασίας.

Ο Πολίτης γνωρίζει πλέον ένα κωδικό τον οποίο αναφέρει σε κάθε υπηρεσία και σε κάθε αίτηση όταν του ζητηθεί η Ληξιαρχική Πράξη.

Το παιδί όταν θα μεγαλώσει θα ενημερωθεί για τον κωδικό οπότε όμοια θα μπορεί να τον χρησιμοποιεί χωρίς να μπεί στη διαδικασία επανέκδοσης.

Το σχολείο θα μπεί στο σύστημα διότι έχει το δικαίωμα READ στις “Ληξιαρχικές Πράξεις” και επιβεβαιώνει την ύπαρξη της Ληξιαρχικής Πράξης

Το σχολείο άν θέλει εκτυπώνει και επικυρωμένο αντίγραφο (δεν είναι απαραίτητο διότι ο κωδικός είναι αρκετός για να ξαναβρείς το έντυπο όποτε το χρειαστείς)

Το σύστημα καταγράφει όλες τις κινήσεις, έτσι υπάρχει το ιστορικό κάθε εντύπου και κάθε χρήστη.

Ο κωδικός έπεσε στα χέρια ενός υπαλλήλου της καθαριότητας ο οποίος δεν έχει σχέση με την κατηγορία Εντύπων “Ληξιαρχικές Πράξεις” μπαίνει στο σύστημα άλλα έχει δικαίωμα πρόσβασης NONE. Άρα δεν βλέπει τίποτα.

Τέλος παραδείγματος

Στην περίπτωση που κάποιες κατηγορίες εντύπων έχουν ημερομηνία λήξης (οπως ασφαλιστική και φορολογική ενημερότητα, άδειες οδήγησης, οικοδομικές κλπ, ) τότε το σύστημα μόνο του “αδρανοποιεί’” τα έντυπα.
Και μπορεί να στέλνει ενημερωτικό SMS, e-mail κλπ στον Πολίτη.

Επίσης στην περίπτωση των εντύπων που μεταβάλλονται και ανανεώνονται πχ Οικογενειακή Κατάσταση, Ασφαλιστική και Φορολογική Κατάσταση η βάση θα έχει την ισχύουσα κατάσταση.

Ολα τα παραπάνω μπορούν να υλοποιηθούν με χαμηλό κόστος, δεν απαιτείται μεγάλη τεχνογνωσία , απαιτείται ελάχιστη εκπαίδευση και ο εξοπλισμός υπάρχει πλέον σε όλες τις υπηρεσίες, Το λογισμικό δεν έχει υψηλές απαιτήσεις και τέλος θα γίνει ένα σύστημα που θα είναι κατανοητό και εύχρηστο απο όλους .
Μπορεί να εμπλουτιστεί και με πολλά στοιχεία και υπηρεσίες ακόμη και να γίνει μία πλατφόρμα που θα λειτουργεί με επιτυχία σε όλο το δημόσιο αλλά και ιδιωτικό τομέα

Η Υλοποίηση αυτού του απλού αλλά χρήσιμου σχεδίου είναι θέμα πολιτικής απόφασης.

Με τιμή

Τάσος Γκρέμος