Για την υλοποίηση από τη Γενική Γραμματεία Έρευνας & Τεχνολογικής Ανάπτυξης (ΓΓΕΤ) προγραμμάτων Ε&ΤΑ, του ΕΣΠΑ και συναφών αναπτυξιακών επιχειρησιακών / περιφερειακών προγραμμάτων (σε όλες τις φάσεις τους, από την προκήρυξη και την αξιολόγηση προτάσεων έως την παρακολούθηση και την ολοκλήρωση των έργων) προτείνεται η αξιοποίηση σύγχρονων (υφιστάμενων) τεχνολογιών που διευκολύνουν και επιταχύνουν τη διαλειτουργικότητα στη Δημόσια Διοίκηση, χωρίς να γίνονται συμβιβασμοί σε θέματα ασφάλειας, εγκυρότητας και νομιμότητας των διαδικασιών.

Συγκεκριμένα, προτείνεται η υλοποίηση πολύπλοκων ροών εργασιών (workflows) στις οποίες εμπλέκονται διάφοροι φορείς, υπηρεσίες και πρόσωπα (υπάλληλοι, χειριστές, εξωτερικοί συνεργάτες, κλπ.) με τον εξής τρόπο:

1. Η κάθε εμπλεκόμενη υπηρεσία υιοθετεί ένα ενιαίο electronic document management system (eDMS) (υπάρχουν εδώ και 15 χρόνια και έχουν εξελιχθεί σημαντικά ως προς τους «αυτοματισμούς» που παρέχουν).
2. Το ζητούμενο (custom) workflow της κάθε υπηρεσίας ενσωματώνεται (προγραμματιστικά) στο eDMS της. Όλη η διακίνηση εγγράφων γίνεται ηλεκτρονικά/ψηφιακά.
3. Όλοι οι εμπλεκόμενοι (από το πρωτόκολλο μέχρι τον Γ.Γ.) εφοδιάζονται με smart-cards για να χρησιμοποιούν με (ψηφιακή) ασφάλεια το eDMS (για ψηφιακές υπογραφές, κρυπτογράφηση, κλπ., που διασφαλίζουν εμπιστευτικότητα, αυθεντικότητα και ακεραιότητα της πληροφορίας, κλπ.
[Σημ.: Η υποδομή «Δημόσιου Κλειδιού» (PKI) που εξασφαλίζει αυτές
τις δυνατότητες παρέχεται από το ΣΥΖΕΥΞΙΣ και είναι διαθέσιμη
προς όλες τις δημόσιες υπηρεσίες και υπαλλήλους εδώ και
μερικά χρόνια, βλ. http://www.syzefxis.gov.gr/node/2, https://pki.syzefxis.gov ]

Σχετική νομοθεσία:
– ΠΔ150/2001 (ΦΕΚ Α” 125/25.6.2001) «Προσαρμογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις ψηφιακές υπογραφές»
– Ν3979/2011 (ΦΕΚ Α΄ 138/16.6.2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» [Άρθρα 1-33]

Ένα τέτοιο πληροφοριακό σύστημα εξασφαλίζει και την παρατηρησιμότητα και τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας του υλοποιούμενου workflow (ώστε, να γίνονται κατάλληλες παρεμβάσεις, όπου υπάρχουν bottlenecks).