(Α.)ΔΕΔΟΜΕΝΑ

1)Το «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» είναι ο διαδικτυακός τόπος όπου υποχρεούνται από α)01.10.2010 τα κυβερνητικά όργανα, β)01.11.2010 τα διοικητικά όργανα Ν.Π.Δ.Δ., γ)15.03.2011 όλοι οι Ο.Τ.Α. να αναρτούν τις πράξεις/αποφάσεις τους.

2)Το «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» προσφέρει Υπηρεσία Ψηφιακής Επαλήθευσης Αρχείων (SHA-256).

3)Το 2011 στο «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» αναρτήθηκαν 3.083.352 πράξεις/αποφάσεις (περιλαμβάνονται οι ορθές επαναλήψεις), 3.163 φορέων.
Μεταξύ αυτών, οι 13 αιρετές Περιφέρειες σε 9,5 μήνες ανάρτησαν 357.983 πράξεις.
Εκτίμηση 12μήνου 490.000-515.000 .
Το 45-55% αυτών αφορούσε μετακίνηση υπαλλήλων εκτός έδρας.

4)Σύμφωνα με τον Κρατικό Προϋπολογισμό 2012 ΥΠ.ΟΙΚ.
2010-Πληρωμές 2011-Διαμόρφωση 2012-Προϋπολογ.
Γενικό σύνολο δαπανών 119.531.827.028€ 119.541.837.615€ 102.208.000.000€
[ΚΑΕ_0823-Ταχυδρομικά] 41.606.929€ 41.606.929€ 41.979.790€
[ΚΑΕ_1111-Χαρτικά-Γραφικά] 12.864.131€ 12.864.355€ 17.482.190€
που συνολικά αποτελούν το 0,0456% 0,0456% 0,0582%

(Β.)ΠΡΟΤΑΣΗ
Πράξεις αναρτημένες στο «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΚΑΙ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ να ταχυδρομούνται σε καμιά από τις δημόσιες υπηρεσίες, ανεξάρτητες/ρυθμιστικές αρχές, Ν.Π.Δ.Δ. που αναφέρονται ως αποδέκτες.

Στο έγγραφο αντί της ταχυδρομικής διεύθυνσης της κάθε υπηρεσίας, θα τίθεται η ηλεκτρονική διεύθυνση της υπηρεσίας ή/και των αρμοδίων υπαλλήλων της.

Ο αποστολέας θα κοινοποιεί/ενημερώνει με e-mail τον ΑΔΑ ή και τον σχετικό δεσμό, http://et.diavgeia.gov.gr/f//ada/ ή http://static.diavgeia.gov.gr/doc/.
Μάλιστα, μπορεί να (προ)επιλέγει την απόδειξη παράδοσης ή/και ανάγνωσης.

Δεν χρειάζεται να επισυνάπτεται το αρχείο εγγράφου (pdf).
Αν ωστόσο επιθυμείται/ζητείται να αποσταλεί, ο παραλήπτης σώζει το συνημμένο αρχείο, όπου θέλει και με όποιο όνομα θέλει και στην συνέχεια μπορεί να χρησιμοποιήσει την Υπηρεσία Ψηφιακής Επαλήθευσης Αρχείων http://et.diavgeia.gov.gr/ValidationService/pdf_validator.php για να ελέγξει/επαληθεύσει την γνησιότητά του.

(Γ.)ΕΠΙΠΛΕΟΝ
1)Για την εξομάλυνση και την υπέρβαση των (αρνητικών) αντιδράσεων, όσων πρέπει να εφαρμόσουν και να τηρούν το προτεινόμενο μέτρο, προτείνονται:
α)Έλεγχος από προϊσταμένους, διευθυντές, γεν. διευθυντές/γραμματείς, επιθεωρητές-ελεγκτές Σ.Ε.Ε.Δ.Δ εφαρμογής-τήρησης του μέτρου από όλη την ιεραρχία..
β)Σταδιακή υλοποίηση με καθορισμένους στόχους και θέσπιση κινήτρων (ηθική επιβράβευση/αποδοκιμασία-βαθμολογία αξιολόγησης προσωπικού).
Παράδειγμα: 1ο/2ο στάδιο/εξάμηνο τουλάχιστον το 50%/90% ηλεκτρονική αποστολή.
γ)Μηνύματα παρότρυνσης στους διαδικτυακούς τόπους υπουργείων, γραμματειών, οργανισμών (κείμενα, σποτάκια διαχειριστών και χρηστών) και όπου είναι σκόπιμο και στα αναρτώμενα αρχεία/έγγραφα.
Παράδειγμα:
1.Αλληλογραφείτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με άλλες δημόσιες υπηρεσίες, με πολίτες και επιχειρήσεις, όποτε αυτό είναι εφικτό.
2.Παροτρύνετε και άλλες δημόσιες υπηρεσίες, πολίτες και επιχειρήσεις να επικοινωνούν μαζί σας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
3.Μην εκτυπώνετε ή/και φωτοτυπείτε άσκοπα έγγραφα, παρά μόνο όταν είναι απολύτως σκόπιμο και αναγκαίο.
4.Εκτυπώνεται/φωτοτυπείται σε διπλή όψη αυτόματα και χειροκίνητα για εξοικονόμηση χαρτιού και σε πρόχειρη/γρήγορη/χαμηλής ποιότητας εκτύπωση/φωτοτύπηση για εξοικονόμηση τόνερ.
5.Χρησιμοποιείται τόνερ περισσότερων εκτυπώσεων, γιατί συνήθως προσφέρουν χαμηλότερο κόστος εκτύπωσης.
δ)Εκπαίδευση, εφόσον υπάρχουν ανάγκες. Εσωτερική εκπαίδευση (τοπικά), e-learning

2)Για την επιπλέον μείωση ταχυδρομικού κόστους ο φορέας να κάνει συστηματικές αγορές κλίμακας.
Παράδειγμα: αγορά προπληρωμένων φακέλων ΕΛΤΑ >5.000τμχ έκπτωση 14%.

(Δ.)ΥΠΕΡ-ΚΑΤΑ
ΥΠΕΡ
1)Περιορισμός μετρήσιμου κόστους (ΚΑΕ 0823, 1111) και μη-μετρήσιμου κόστους (διαχειριστικές εργασίες, χρονικές καθυστερήσεις, αποθηκευτικός χώρος, ράφια, κλπ). Αρχικά εκτιμάται ετήσια μείωση κατά 2,5-7,5 εκατομμύρια ευρώ (4%-12,5%). Στη συνέχεια ετήσιος στόχος η μείωση κατά 60% και άνω.
2)Κατάργηση πρακτικών/διαδικασιών παρωχημένων, χρονοβόρων και δαπανηρών και εφαρμογή σύγχρονων, σύντομων και οικονομικών.
3)Αύξηση αποδοτικότητας και βελτίωση αποτελεσματικότητας.
Δεν απαιτείται επιπλέον υλικοτεχνική υποδομή, ούτε από τον αποστολέα, ούτε από τον παραλήπτη.
4)Αξιοποιείται το «ΔΙΑΥΓΕΙΑ», που θα βελτιώνεται και ενισχύεται από τις ανάγκες/απαιτήσεις διαρκούς εκμετάλλευσής του.
5)Ιδιαίτερο όφελος για νησιωτικές και ορεινές περιοχές.
ΚΑΤΑ
Σίγουρα θα υπάρχουν ή θα προκύψουν αρνητικά στοιχεία, πιθανότερο από νέες νοοτροπίες που θα διαμορφώσουν νέες κατεστημένες πρακτικές. Ωστόσο, αναγνωρίζονται άμεσα ή δεν μπορούν να προβλεφτούν στο στάδιο αυτό. Θα φανούν στην καθημερινή εφαρμογή.

(Ε.)ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Ενέργειες Αποστολέα
1.Φωτοτυπεί/Εκτυπώνει αντίγραφα
2.Σημαίνει «Σχέδιο»-«Αρχείο»-«Ακριβές Φωτοαντίγραφο/Αντίγραφο»
3.Φακελώνει
4.Σημειώνει Δ/νση Αποστολέα-Παραλήπτη
5.Ταχυδρομεί
Ενέργειες Παραλήπτη
1.Πρωτοκολλεί
2.Διανέμει
3.Ενημερώνει e-αρχεία
4.Αρχειοθετεί
Υλικά-Κόστος-Ανάλωση
Χαρτί 3-5€/Α4,πακέτο 500φύλλων
Τόνερ α/μ εκτυπωτή/φωτοτυπικού 100-220€/5.000-13.000σελ.
Συντήρηση (σέρβις) φωτοτυπικού 150-250€/50.000-70.000σελ.

Έγγραφο 0,5φύλλο (1σελ.) 1φύλλο (2σελ. εμπρός-πίσω)
Χαρτί 0,006-0,010€ 0,006-0,010€
Τόνερ 0,017-0,020€ 0,034-0,040€
Σέρβις 0,003-0,004€ 0,006-0,008€
Σύνολο 0,026-0,034€ 0,046-0,058€

Φάκελος ΕΛΤΑ προπληρωμένου τέλους 0,70€ απλός/2,85€ συστημένος
Κλασέρ (αρχειοθέτησης 480-520 φύλλων Α4) 2-4€/τμχ. Α4 8-32

Ταχυδρομική αποστολή εγγράφου 0,5φύλλο (1σελ.) 1φύλλο (2σελ. εμπρός-πίσω)
απλό 0,726-0,734€ 0,746-0,758€
συστημένο 2,876-2,884€ 2,896-2,908€

Αποστολέα Παραλήπτη Σύνολο
Κόστος διαχείρισης/εργασιών 0,119-0,147€ 0,152-0,173€ 0,271-0,320€
προσεγγιστικά χωρίς νεκρούς χρόνους/καθυστερήσεις (10-12 λεπτά εργασίες αποστολής 10 έγγρ./αντίγρ. χωρίς ταχυδρόμηση,12-16 λεπτά εργασίες παραλαβής 10 έγγρ./αντίγρ.,μηνιαίος μισθός μικτά 1300-1600€,25 ημ./μήνα,8 ώρες/ημ.)

(ΣΤ.)ΣΧΟΛΙΑ-ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
1)Υποβλήθηκαν όμοιες προτάσεις για ηλεκτρονική αποστολή/διαχείριση εγγράφων, ωστόσο αυτές στρέφονται στην ψηφιοποίηση (σκανάρισμα για σύλληψη υπογραφής/απώλεια αναζήτησης κειμένου), την ψηφιακή (όχι ηλεκτρονική) υπογραφή (για αυθεντικότητα, αρτιότητα αρχείου),κ.α.
2)Το μέτρο αντιμετωπίζει μια κατηγορία δαπανών 55-60 εκατομμύρια ευρώ, μόλις το 0,5‰ του κρατικού προϋπολογισμού. Αναλύοντας τις δαπάνες κατά Pareto (κανόνας 80%-20%, κατά Juran vital few-trivial many), κάποιος θα πρέπει να εστιάσει στη μείωση των λίγων σημαντικών (ελαστικών/περιορίσιμων) δαπανών.