Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών είναι μια σπουδαία διαδικασία που το Υπουργείο Εσωτερικών έχει αρκετό χρόνο πριν λειτουργήσει( μερικώς), για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών. Μέχρι τώρα, αν δεν κάνω λάθος, η διαδικασία διεκπεραιώνεται κυρίως μέσω fax.
Πιστεύω πως αυτός ο τρόπος είναι χρονοβόρος και δύσχρηστος. Επειδή η πρακτική της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών στην πράξη δεν έχει προχωρήσει σε μεγάλο βαθμό και ταυτόχρονα οι Υπηρεσίες του Δημοσίου (σχεδόν όλες) διαθέτουν πρόσβαση στο Internet, προτείνω:
Να δημιουργηθεί ένα Αυτόματο Σύστημα Αναζήτησης Δικαιολογητικών (ΑΣΑΔ) Web-based στο οποίο οι χρήστες (Δημόσιες Υπηρεσίες) πιστοποιημένα θα συνδέονται και θα ανταλλάσουν αιτήματα και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Δύο πράγματα μπορούν να διεκπεραιωθούν πολύ εύκολα. 1) Η αναζήτηση των αρμόδιων υπηρεσιών και 2) τα αιτήματα με τυποποιημένες εκφράσεις (ίδιες για όλους). Η αποστολή του εγγράφου – δικαιολογητικού μπορεί μέσω αυτού του συστήματος να επιδοθεί πιστοποιημένα ως έγγραφο, αποτέλεσμα σάρωσης (scanning) είτε ως τυποποιημένης απάντησης. Φυσικά μπορεί να αποσταλεί και μέσω fax ή ταχυδρομείο ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου.
Η επιτυχία ενός τέτοιου συστήματος, προϋποθέτει υπουργική απόφαση ή νομοθετική ρύθμιση ως προς την πιστοποίηση, την υποχρεωτική εφαρμογή του και τους εμπλεκόμενους φορείς.
Εκτός από την διευκόλυνση των διαδικασιών θα αποτελέσει και ένα εργαλείο που θα αποτυπώνει (στατιστικά) την διεκπεραίωση των αιτημάτων σε διάφορα επίπεδα, εθνικό, ανά φορέα κ.λπ.
Επειδή απ’ αυτό το βήμα, δεν έχει νόημα να περιγράψω με μεγαλύτερη λεπτομέρεια ένα τέτοιο σύστημα αλλά η κεντρική ιδέα έχει σημασία, θα παραπέμψω κάθε ενδιαφερόμενο να ενημερωθεί για ένα παρόμοιο που λειτουργεί σε Ευρωπαϊκό επίπεδο και ονομάζεται Ηλεκτρονικό Σύστημα Πληροφόρησης για την Εσωτερική Αγορά (IMI, Internal Market Information System) στη Διεύθυνση http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_el.html.