Παραδοχή:
Ο πολίτης ταλαιπωρείται αφόρητα και δαπανώνται άπειρες εργατοώρες καθώς για να ολοκληρώσει κάποια δουλειά του που σχετίζεται με το κράτος, πρέπει να επισκεφθεί πολλές διαφορετικές κρατικές υπηρεσίες. Σε κάθε μια από αυτές, κατά κανόνα θα πάει μια φορά για να δώσει τα όποια δικαιολογητικά του, θα του πουν ότι λείπει το τάδε και θα πρέπει να ξαναπάει, και όλα αυτά εργάσιμες μέρες και ώρες, που συνεπάγεται άδειες άνευ αντικρύσματος, χαμένη παραγωγικότητα, εκνευρισμός, απογοήτευση κτλ.

Τεχνική Ανάλυση της τρέχουσας διαδικασίας:
1. Input στην Δημόσια Υπηρεσία (ΔΥ):
α) Η φυσική παρουσία του πολίτη
β) Η ταυτότητά του
γ) δικαιολογητικά
δ) αίτηση + υπεύθυνη δήλωση

2. Output προς τον Πολίτη (Π):
α) δικαιολογητικό/πιστοποιητικό

Παρατήρηση πάνω στην οποία στηρίζεται η παρακάτω προτεινόμενη λύση:
«Δεν υπάρχει καμιά αναγκαιότητα στις παραπάνω διαδικασίες να εμπλέκονται φυσικά αντικείμενα, αφού στην πραγματικότητα μόνο πληροφορίες ανταλλάσσονται μεταξύ Π και ΔΥ, άρα τόσο η φυσική παρουσία του Π στην ΔΥ όσο και το τελικό output (= πιστοποιητικό/δικαιολογητικό με σφραγίδες και υπογραφές) δεν είναι απαραίτητες.

Πρόταση βελτίωσης των υπαρχουσών γραφειοκρατικών διαδικασιών με στόχο την διεκπεραίωση μέσω δικτύου της πλειοψηφίας τους:
1. Ο Πολίτης πιστοποιείται με την ταυτότητά του μια φορά, ίσως σε κάποιο ΚΕΠ και παίρνει username+password
2. Δημιουργείται ένα portal μέσω του οποίου ο πολίτης μπορεί να αιτείται στις υπηρεσίες που έχουν παρουσία στο portal. Είναι προφανές ότι δεν είναι απαραίτητο το portal να ξεκινήσει έχοντας όλες τις υπηρεσίες· μπορεί να εμπλουτίζεται με την πάροδο του χρόνου.
3. Ο Πολίτης πιθανόν να αιτηθεί κάτι σε αναρμόδια υπηρεσία· τότε η τελευταία μπορεί να αναθέσει το αίτημα σε άλλη υπηρεσία. Εάν το αίτημα υποστεί πολλαπλές επαναθέσεις από υπηρεσία σε υπηρεσία τότε χτυπάει alert κακοδιοίκησης που αναφέρεται στην Επιθεώρηση Δημόσιας Διοίκησης (ΕΔΔ).
4. Οι υπηρεσίες πρέπει να έχουν λογικό χρόνο απόκρισης στα αιτήματα· αλλιώς το σύστημα θα ειδοποιεί την ΕΔΔ
5. Θα μπορεί να υπάρχει ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ Π και ΔΥ τα οποία θα πρέπει να απαντώνται εντός χρονικού ορίου, προκειμένου να παρέχονται διευκρινήσεις σχετικά με απαραίτητα δικαιολογητικά κτλ.
6. Τέλος, θα δίνεται στον Π το έγγραφο που αιτήθηκε με τη μορφή ψηφιακά υπογεγραμμένου pdf το οποίο θα είναι αποδεκτό ως input σε αιτήσεις προς άλλες ΔΥ μέσω του portal.
7. Επιπρόσθετα δίνεται η δυνατότητα στον Π να αξιολογήσει με το πέρας της διαδικασίες

Στόχοι της παραπάνω λύσης:
1. αποφεύγεται η προσέλευση του Π στις ΔΥ
2. δίνεται σε κεντρικες υπηρεσίες του κράτους η δυνατότητα να εντοπίζουν άμεσα τις προβληματικές ΔΥ (είναι αυτές όπου συνωστίζονται αδιεκπεραίωτα αιτήματα)
3. δεδομένου του ότι όλη η επικοινωνία του Π με τις ΔΥ γίνεται γραπτώς,αποφεύγονται οι παρεξηγήσεις όταν ο Π καταλαβαίνει προφορικά άλλα από αυτά που λέει η ΔΥ και αντιστρόφως. Επίσης αυξάνεται το αίσθημα ευθύνης των απαντήσεων των ΔΥ σε σχέση με τον προφορικό λόγο.

Προσοχή: Η παραπάνω λύση ΔΕΝ σκοπεύει στη βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας του κράτους, αλλά απλώς στην κατά το δυνατόν ενιαία και μηχανοργανωμένη πρόσβαση του Π στις ΔΥ.