Πρόταση για την οργάνωση των ελεγκτικών Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών

Πώς θα σας φαινόταν, αν…….
1. Το έργο των υπαλλήλων του Υπουργείου Οικονομικών, οι οποίοι ασχολούνται με τον έλεγχο, δηλαδή των εφοριακών, των τελωνειακών, των υπαλλήλων της ΥΠΕΕ (πρώην ΣΔΟΕ) και των επιθεωρητών, καταγραφόταν με κάθε λεπτομέρεια σε μια κεντρική βάση δεδομένων, έτσι ώστε η πρόοδος και το αποτέλεσμα του ελεγκτικού έργου, να είναι ορατά και ελέγξιμα on line, από οποιονδήποτε θα είχε την αρμοδιότητα και το δικαίωμα τέτοιου ελέγχου; (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 1)

2. Σε μια τεράστια βάση δεδομένων (datawarehouse) καταχωρούνται όλα τα πληροφοριακά συστήματα του Υπουργείου Οικονομικών αυτούσια (ΤAXIS, ICIS κλπ) καθώς και τα δεδομένα άλλων Υπουργείων ή φορέων, δημόσιων ή ιδιωτικών, εθνικών ή κοινοτικών ή τρίτων χωρών κλπ, με τους οποίους θα ήθελε έλθει σε συμφωνία (MoU Memorandum of Understanding) το Υπουργείο Οικονομικών. Στην τεράστια, λοιπόν, βάση αυτή, εφαρμόζονται στατιστικές μέθοδοι επεξεργασίας και ανάλυσης του κινδύνου για τη διάπραξη οικονομικών παραβάσεων, για την αύξηση της ευστοχίας των ελέγχων. (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 2).

3. Είχε το Υπουργείο Οικονομικών τη δυνατότητα προγραμματισμού και απολογισμού του ελεγκτικού έργου, που εκτελούν οι Υπηρεσίες του, σε οποιοδήποτε επίπεδο λεπτομέρειας, είτε δηλαδή στο επίπεδο Διεύθυνσης, είτε Τμήματος, είτε Υπαλλήλου, και σε οποιοδήποτε μέγεθος και μάλιστα κατά τρόπο απολύτως αδιάβλητο και απολύτως διάφανο. (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 3)

4. Υπήρχε η δυνατότητα καταχώρησης οποιασδήποτε πληροφορίας, με δομημένο τρόπο και επεξεργασίας της, στην τεράστια αυτή βάση δεδομένων, από οποιαδήποτε πηγή και αν προέρχεται (πχ καταγγελίες, MME, Internet, άλλες αρχές κλπ). (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 4)

5. Είχε το Υπουργείο τη δυνατότητα εκτέλεσης και καταχώρησης στην ίδια βάση, on line, του εσωτερικού ελέγχου κάθε διαδικασίας (πράγμα που ουδέποτε έχει γίνει από γενέσεως Ελληνικού Κράτους) σύμφωνα με διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο (COSO). (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 5)
και τέλος

6. Πώς θα σας φαινόταν αν … όλα αυτά δεν ήταν απλές ιδέες, αλλά γεγονότα τα οποία ΕΙΝΑΙ ΕΤΟΙΜΑ (δηλαδή έχει ήδη παραληφθεί όλος ο εξοπλισμός hardware, το έτοιμο software, ο λεπτομερής λειτουργικός σχεδιασμός και υπολείπονται τα test cases) ΚΑΙ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΣΤΟΥΝ ΣΕ ΜΕΡΙΚΟΥΣ ΜΗΝΕΣ; Κι ακόμα πώς θα σας φαινόταν αν… όλα αυτά κινδυνεύουν να απαξιωθούν, αν η διοίκηση δεν κατανοήσει και δεν αφομοιώσει έγκαιρα τις καινοτομίες και δεν αναλάβει άμεσα τις αναγκαίες πρωτοβουλίες; (Βλέπε περισσότερα στη Σημείωση 6).

============================================================

Σημείωση 1

Το ελεγκτικό έργο καταγράφεται σε όλη τη ροή του, πολύ – πολύ γενικά, ως εξής: Η πολιτική και διοικητική ηγεσία αποφασίζει τις στρατηγικές επιλογές των ελέγχων για την επόμενη χρονική περίοδο (πχ επόμενο έτος) και με βάση τις στρατηγικές αυτές οι κεντρικές Υπηρεσίες προσανατολίζουν τους ελέγχους που θα εκτελεστούν σε όλη την Ελλάδα από τις περιφερειακές ελεγκτικές Υπηρεσίες. Οι έλεγχοι προγραμματίζονται (υπάρχουν, βεβαίως και έκτακτοι), εκδίδονται εντολές, ακολουθούνται οι συγκεκριμένες για κάθε είδος ελέγχου ενέργειες και παρακολουθείται όλη η εξέλιξη του ελέγχου on line (αλλά και η είσπραξη και όλη η δικαστική διαδικασία μέχρι τελεσιδικίας) από τους ρόλους που έχουν την αντίστοιχη αρμοδιότητα και, φυσικά, το δικαίωμα (πχ προϊστάμενοι). Όλα τα παραπάνω καταχωρούνται με κάθε λεπτομέρεια στη βάση δεδομένων, η οποία εμπλουτίζεται με τη νέα γνώση που προέρχεται από το έργο των Υπηρεσιών.

Σημείωση 2

Η βάση δεδομένων του ELENXIS, διότι περί αυτού πρόκειται, θα είναι κοινής χρήσης από όλες τις ελεγκτικές Υπηρεσίες. Κατ’ αρχήν θα συμπεριλάβει όλο το TAXIS και το ICISNET, θα διαλειτουργήσει με το ΟΠΣΚΥ και προβλέπεται να περιλάβει κάθε είδους πληροφορία ή αρχείο ή βάση δεδομένων, που θα είχε ελεγκτικό ή υποβοηθητικό ενδιαφέρον για τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών (πχ νομικές πληροφορίες, διατάξεις, πρότυπα έγγραφα, έντυπα κ.ο.κ). Φυσικά, η βάση, θα διαλειτουργήσει με κάθε φορέα, εθνικό ή κοινοτικό, δημόσιο ή ιδιωτικό, εφόσον βέβαια συμφωνηθεί κάτι τέτοιο με τους κυρίους των δεδομένων αυτών, φορείς κλπ., τηρουμένων πάντα των διατάξεων του Νόμου 2472/97 «Περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων». Επομένως μιλάμε για μια βάση γνώσης, οργανωμένη και συντηρούμενη από ειδικούς επιστήμονες, με στόχο τη διαρκή επικαιροποίησή της. Πάνω, λοιπόν σε όλο αυτόν τον πλούτο των πληροφοριών, θα εφαρμόζονται από την Κεντρική Υπηρεσία σενάρια ανάλυσης κινδύνου για διάπραξη παραβάσεων, με μοντέρνες τεχνικές (πχ data mining), τα οποία θα αναδείχνουν στόχους για έλεγχο με τη μεγαλύτερη πιθανότητα διάπραξης παράβασης, αυξάνοντας έτσι την ευστοχία των ελέγχων. Η ευστοχία των ελέγχων θα απολογίζει τελικά το αποτέλεσμα της ανάλυσης της Κεντρικής Υπηρεσίας. Τα σενάρια θα εκπονούνται και θα τρέχουν, με βάση, κατ’ αρχήν, τις στρατηγικές κατευθύνσεις της πολιτικής και διοικητικής ηγεσίας, αλλά τίποτε δεν εμποδίζει την εκπόνηση σεναρίων οποιασδήποτε στατιστικής επεξεργασίας των δεδομένων, όπως πχ μελλοντικής εικόνας (what if), για την πληροφόρηση της πολιτικής και διοικητικής ηγεσίας και την υποβοήθηση στη λήψη αποφάσεων.

Σημείωση 3

Με τα ίδια εργαλεία στατιστικής ανάλυσης για τον κίνδυνο διάπραξης παραβάσεων, η κεντρική Υπηρεσία μπορεί να επεξεργαστεί τα στοιχεία του ελεγκτικού έργου των Υπηρεσιών και να απολογίσει το έργο αυτό, σε όποιο υποσύνολο της Υπηρεσίας, σε όποια θέση εργασίας και με βάση όποιο μέγεθος επιθυμεί. Έτσι μπορεί να έχουμε απολογισμό του έργου του τάδε προϊσταμένου Τμήματος ή Διεύθυνσης ή της τάδε θέσης εργασίας ή υπαλλήλου ή να έχουμε απολογισμό της τάδε Υπηρεσίας ή Τμήματος ή Διεύθυνσης, κεντρικής ή περιφερειακής ή απολογισμό της τάδε δραστηριότητας που έχει τα τάδε χαρακτηριστικά κ.ο.κ.. Το απολογιζόμενο έργο, με όποιο μέτρο κι αν μετρηθεί θα δώσει αποτελέσματα αμερόληπτα και διάφανα, ορατά από όλους τους ενδιαφερόμενους, σε όλη την κλίμακα της ιεραρχίας. Με βάση λοιπόν τα απολογιζόμενα μεγέθη, μπορούν να τεθούν στόχοι στο παραγόμενο έργο, οι οποίοι θα είναι και εφικτοί και μετρήσιμοι. Ο απολογισμός, τελικά μπορεί και πρέπει να μας δώσει στοιχεία κόστους (ανθρωποπροσπάθεια + δαπάνες) και οφέλους (εισπράξεις + εκτίμηση συμμόρφωσης + εκτίμηση πρόληψης), απαραίτητα για τη διοίκηση των Υπηρεσιών και τη βελτίωση της παραγωγικότητάς τους.

Σημείωση 4

Το ELENXIS έχει αφομοιώσει την κοινή χρήση, διαχείριση και επεξεργασία των πληροφοριακών δελτίων, από όλες τις ελεγκτικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών. Πληροφοριακό δελτίο είναι μια «φόρμα» δόμησης της αδόμητης πληροφορίας, απ’ οπουδήποτε κι αν προέρχεται. Το πληροφοριακό δελτίο λοιπόν, καταχωρούμενο στη βάση γνώσης, συσχετίζεται με κάθε άλλη πληροφορία της βάσης (στα πεδία που έχει προεπιλεγεί να γίνεται ο συσχετισμός), αξιολογείται από τους αξιολογητές των Υπηρεσιών, χαρακτηρίζεται και δρομολογείται ανάλογα με το περιεχόμενό του. Το πληροφοριακά δελτία εμπλουτίζουν του φακέλους υποθέσεων, επιδέχονται συσχετισμούς καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής τους, επικαιροποιήσεις, επαναξιολογήσεις και τέλος, με τη λήξη της διάρκειας ζωής τους, «αποσύρονται» στο αρχείο ανενεργών πληροφοριών.

Σημείωση 5

Η εφαρμογή στο ELENXIS μιας μεθοδολογίας εσωτερικού ελέγχου διεθνώς αναγνωρισμένης, θεωρούμε ότι αποτελεί, έτσι κι αλλιώς, πρόκληση. Ο εν λόγω εσωτερικός έλεγχος, δεν έχει στόχο να βρει παραβάσεις ή παραβάτες, αλλά να μελετήσει το νομικό πλαίσιο πχ μιας διαδικασίας, να ελέγξει τον τρόπο εφαρμογής της στην πράξη, να ανιχνεύσει τους κινδύνους, να ορίσει ασφαλιστικές δικλείδες και να προτείνει μέτρα βελτίωσης της διαδικασίας και του τρόπου εφαρμογής της, μέσα στην Υπηρεσία, ώστε ΝΑ ΑΥΞΗΘΕΙ Η ΑΞΙΑ ΤΗΣ. Ο εσωτερικός έλεγχος διαδικασιών δηλαδή, ελέγχει τον τρόπο που οργανώνεται η Υπηρεσία για να υπηρετήσει μια διαδικασία και προτείνει λύσεις. Είναι λοιπόν φανερό, πόσο χρήσιμος μπορεί να είναι, αν μάλιστα λάβει κανείς υπόψη ότι όλα καταχωρούνται, όλα είναι αναγνώσιμα on line, διάφανα και απολογίσιμα, σε όποιον έχει την αρμοδιότητα και το αντίστοιχο δικαίωμα πρόσβασης.

Σημείωση 6

Πράγματι!! Όλα αυτά είναι έτοιμα! Έχουν γίνει! Υπάρχουν, αλλά δεν θα μπορέσουν να αποδώσουν αν δεν υποστηριχθούν από σοβαρότατες, βαθιές και επώδυνες διοικητικές μεταβολές, οι οποίες έπρεπε να έχουν ξεκινήσει προ πολλού και να καλύψουν θέματα όπως, κανονισμοί λειτουργίας του Συστήματος στις Υπηρεσίες (ή λειτουργίας των Υπηρεσιών διά του Συστήματος), αλλαγή οργανογράμματος κάποιων Υπηρεσιών, κτηριακές υποδομές όπου απαιτείται, ενημέρωση του διοικητικού περιβάλλοντος, προσαρμογή, τελικά, των Υπηρεσιών στις αλλαγές που θα συμβούν, ως συνέπεια από την εφαρμογή ενός τέτοιου Συστήματος. Διότι ένα τέτοιο Σύστημα (και ως «Σύστημα» εννοούμε το άθροισμα υπολογιστών, υπαλλήλων-χρηστών και κανόνων) επιβάλλει, για παράδειγμα, την υιοθέτηση από το Υπουργείο Οικονομικών μεθοδολογίας παραγωγής στελεχών μιας άλλης ποιότητας, μιας άλλης κουλτούρας, στελεχών ικανών να υποστηρίξουν διοικητικό έργο υψηλού κύρους και κοινωνικής προσφοράς άλλου είδους, να μεταφέρουν στον πολίτη την εικόνα ενός έντιμου κράτους, δηλαδή στελέχη ικανά να διοικήσουν τις ελεγκτικές Υπηρεσίες με μοντέρνο, ακομμάτιστο και διάφανο τρόπο, ως managers άλλης παιδείας. Η διαρκής εκπαίδευση και μάλιστα κατά τη διάρκεια της εργασίας (on the job training), η εξειδίκευση, η αλλαγή στον τρόπο υπηρεσιακής εξέλιξης, αποτελούν παράπλευρες αλλαγές που, κατά τη γνώμη μου, θα υποχρεωθεί να προβεί η Υπηρεσία, ώστε να αξιοποιήσει τις δυνατότητες του νέου Συστήματος και να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις των νέων καιρών.