Αν τελικά αποφασιστεί να υποβάλλονται οι αποδείξεις δαπανών με την μορφή ενός αρχείου τότε θα πρέπει:
1. Το αρχείο να είναι αρχείο πινάκων (calc ή excel)
2. Όταν ανοίγει το αρχείο να έχει μόνο τα απαραίτητα εικονίδια στην μπάρα εργαλείων, να έχει ένα μόνο «φύλλο».
3. Να έχει στήλες; α/α, ΑΦΜ, Ημερομηνία, Αξία. Οι άλλες στήλες του φύλλου να είναι κλειδωμένες.
4. Η στήλη αξία να μην δέχεται στίξη χιλιάδων (όπως Ε1).
5. Να ενσωματωθεί ο έλεγχος εγκυρότητας του ΑΦΜ (υπάρχει ήδη σε άλλες εφαρμογές) στην σχετική στήλη.
6. Να υπάρχει ενσωματωμένο help για κάθε στήλη.
7. Αν δεν γίνεται μέσω web τότε να είναι calc και όχι excel για προφανείς λόγους.
8. Να μην μπορεί ο φορολογούμενος να υποβάλει οποιοδήποτε αρχείο (calc / excel) θέλει, αλλά μόνο αυτό που ενσωματώνει τους παραπάνω ελέγχους. Άρα κάθε τέτοιο αρχείο να έχει «ταυτότητα» που θα αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο Ε1. Κάτι παρόμοιο γίνεται στην συμπλήρωση του Ε9.
9. Να αρχίσει η εφαρμογή από το 1ο μήνα / 1ο τρίμηνο.
10. Για όσους δεν έχουν υπολογιστή να εξεταστεί η δυνατότητα εξυπηρέτησης από τα ΚΕΠ.