Καθημερινό πρόβλημα που συναντάει ο πολίτης είναι η εξυπηρέτηση και η καθυστέρηση για την παροχή σφραγίδας «γνήσιου» αντίγραφου η ταλαιπωρία σε περίπτωση που έχει χαμένα γνήσια έγγραφα και πολλή περισσότερο προσωπικό για μη παραγωγικό έργο και ουσιαστικά άνευ ουσίας.
Λύση:
ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης έγγραφων
• ο πολίτης μπορεί με ελάχιστο ποσό να χρεώνεται , πχ= 1 ευρω ανά φορά, να έχει όλα τα έγγραφα του αποθηκευμένα σε κεντρική βάση πληροφοριών του κράτους
• =ασφάλεια
• =επιτάχυνση επόμενης εξυπηρέτησης
• =οι δημόσιες υπηρεσίες δε θα ξαναζητάνε εγγραφο που ήδη έχουν
• =διαλειτουργικο σύστημα για όλο το δημόσιο
• =κέρδος για το κράτος
• =λιγότερη ταλαιπωρία για τον πολίτη
• ηλεκτρονική υπογραφή όπως taxis=εφορια
• έτοιμο αυτοκόλλητο =σφραγίδα για την πιστοποίηση γνησιότητας του αντιγράφου
• ηλεκτρονική πιστοποίηση με κωδικό, εύκολη, φθηνή,
• η αποθήκευση των εγγράφων και η εκτύπωση αυτών θα απαιτείται εκτός από το κωδικό του πολίτη και ένα κλειδί πιστοποιημένου χειριστή για την ασφάλεια της εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων και όλο το σύστημα θα ανοίγει με το κλειδί του προϊσταμένου
• το αρχειοθετημένο εγγραφο θα μπορεί να κωδικοποιείται με την ηλεκτρονική πιστοποίηση = κωδικός (password)
• κέρδος:
• πρωτοποριακή λύση ηλεκτρονικού κράτους (e-goverment)
• επιδότηση από εοκ
• μπορεί να γίνει ως project (= επιπλέον επιδότηση = συμμετοχή άλλων κρατών)
• λιγότερη γραφειοκρατία
• ασφάλεια
• ταχύτητα διακίνησης των εγγράφων
• ευελιξία και ευκολία